こんにちは、シゲです。
・Web会議を導入すれば、効率が良くなり、コストも減ると言われているけど本当かな？
・実際に使ったことがある人から、Web会議の問題点を教えて欲しい。
というお悩みにお答えしていきます。
本記事の内容は、下記になります。
- 1: Web会議の問題点とは？
- 2:【結論】Web会議は便利だけど、使い方次第で良し悪しが決まる
- 3:Web会議を上手く使う方法
「最近、Web会議が導入されて出張とかが減ったけど、仕事が楽になった実感がない」「むしろ、仕事量が増えた気がする…」と悩んでいませんか？
確かに、Web会議は一見効率が良く会議がスムーズに進むように見えて、実は負担が増えるきっかけになりやすいのも事実です。
正直、Web会議は使い方次第で、良くも悪くもなります。今まで通りの感覚で会議をしていると悪い使い方になりやすいの事実です。
そこで、本記事ではWeb会議を上手く使う方法を紹介します。
仕事の負担を減らして少しでも楽したいな~という方は、本記事を参考に自分に合った働き方を目指してみて下さい。
11年勤めた会社で、週3回以上はWeb会議に参加していた経験がある私が詳しく解説していきますね。
1: Web会議の問題点とは？
Web会議の問題点は、下記5つになります。
- 会議の回数が増える
- 無駄な参加者が増える
- 大、中、小規模で会議が開ける
- 急に会議に参加させられ、作業が止まる
- 責任回避の会議が増える
会議の回数が増える
場所・時間関係なく手軽に始められるからです。
WEB会議を使えば、遠方で会いづらい人でもすぐに会議に参加でき、ちょっとした内容でも頻繁に会議をするようになります。
私が11年勤めていた会社でWEB会議導入後、会議の回数が激的に増えました。
- WEB会議導入前 ＝月1回あればいい
- WEB会議導入後 ＝最低週2回
会議内容も「今協議する時期ではない」「1時間会議したけど意見が決まっていない」という内容が多く、結果時間が無駄になり効率が悪くなっていました。
上記理由から、WEB会議の問題点は、会議の回数が増えることです。
無駄な参加者が増える
経営者から担当者まで、同じ会議に参加できるからです。
通常の会議だと、場所のスペースなどの関係から、代表者数名だけが選ばれ会議に参加しますよね。
しかし、WEB会議なら、PCかスマホを持っていれば、誰でも同じ会議に参加することができます。
私が参加して一番多かった人数は、約50名ほどいた会議でしたね。
実際に発言していたのは、3～5名程度だった記憶があります。
9割近い人が聞いているだけだったので、「議事録読めばよくない？」と感じたことを覚えています。
上記理由から、WEB会議の問題点は、無駄な参加者が増えることです。
大、中、小規模で会議が開ける
担当者同士の小さい会議が増えるからです。
私は一担当者だったのですが、WEB会議導入後、下記内容の会議が担当者同士で頻繁に行われていました。
- 作成する書類の内容決め
- ルールや規則の共有
- スケジュール調整
WEB会議導入前には、上記を協議する機会は少なかったです。
また、リーダーや管理職同士でも、毎日PCの前でWEB会議をしていて、「現場の作業員と一切会話していないな」と感じました。
上記理由から、WEB会議の問題点は、大、中、小規模で会議が開けることです。
急に会議に参加させられ、作業が止まる
会議中の上司が仕事内容の詳細を分からなくなったら、詳細が分かる部下をすぐに参加させるからです。
私が過去に、WEB会議に途中参加をさせれた理由は下記になります。
- 作業進捗を教えて欲しい
- 過去の結果を知りたい
- 作業完了予定日の確認
上記を会議で聞かれたが、1分以内で回答できました。
「こんな簡単なことで、作業を中断させるなよ」と感じ、イライラしたことを覚えています。
上記理由から、WEB会議の問題点は、急に会議に参加させられ、作業が止まることです。
責任回避の会議が増える
皆で決めたことにすれば、自分一人の責任にならないからです。
責任を取らない目的で、会議を開くことは、管理職やリーダーなどがする印象ですね。
私が勤めていた会社でも、責任回避の会議が多く行われていました。
私が、商品の不具合を見つけ、上司に対応方法を求めたところ、「俺一人では決められない」の一点張りでした。
結局、Web会議を開き、対応方法が決まるまで2週間掛かったことを覚えています。
その後、納期まで期間が短く、私を含む作業員は残業・休日出勤をして対応し損をしましたね。
上記理由から、WEB会議の問題点は、責任回避の会議が増えることです。
2:【結論】Web会議は便利だけど、使い方次第で良し悪しが決まる
Web会議自体は、リモートで多くの人と繋がれるため、出張などを減らすことができ、非常に便利なツールです。
しかし、前の項で解説した通り、全て利用者の使い方次第で、結果の良し悪しが決まります。
WEB会議を導入したからといって、効率が上がったり、コストカットに繋がるとは限らないことを覚えておきましょう。
3:Web会議を上手く使う方法
ここからは、Web会議を上手く使う方法について解説していきます。
具体的な方法は、下記3つです。
- 基本はメール、チャットだけでOK
- 教育に使う
- 経営者、管理職のみ導入
基本はメール、チャットだけでOK
大半のことは、会議をしないでも解決できるからです。
会議をする目的は、議題の方向性を決めることで、議題がなくれば会議は必要なくなります。
下記のような内容の会議は必要ありません。
- 責任転換の会議
- 定例会議
- 状況報告の会議 など
上記は全て、メールやチャットだけで解決できます。
無駄な会議を減らすためにも、基本はメール、チャットだけを使用しましょう。
教育に使う
教育のためにWeb会議を使えば、様々なメリットがあるからです。
具体的なメリットは下記になります。
- 交通費削減
- 異動時間削減
- 1度の教育で多くの人が受講できるので、教育回数が減る
- 基本は一方的に聞くだけでいい
上記のように、Web会議を教育のために使えば、コストが削減でき、時間的効率も良くなります。
また、教育の場所も選ばないため、受講者数が多くても問題ありません。
上記理由から、教育目的でWeb会議を使いましょう。
経営者、管理職のみ導入
従業員全てにWeb会議を導入しても、無駄に会議に参加する人が増え、効率が悪くなるからです。
経営者や管理職だけなら、従業員の作業が中断することはないため、効率を悪くする心配はありません。
- 経営者「今月の売り上げ予定通り達成できそうなの？」
- 管理職「1週間前までは順調でした。会議後で現場の状況を確認して報告します」
- 経営者「早急に頼む」
- 従業員～淡々と作業中～
こんな感じで、作業員は作業に集中できるため、Web会議の導入は経営者、管理職のみで十分です。
すぐに会議ができることは便利ですが、余計な参加者や回数を増やさないためにも、利用できる人を制限しましょう。
4:まとめ
本記事内容をまとめます。
- Web会議の問題点
- 会議の回数が増える
- 無駄な参加者が増える
- 大、中、小規模で会議が開ける
- 急に会議に参加させられ、作業が止まる
- 責任回避の会議が増える
- 結論は、利用者の使い方次第で良し悪しが決まる
- Web会議を上手く使う方法
- 基本はメール、チャットだけでOK
- 教育に使う
- 経営者、管理職のみ導入
Web会議は非常に便利なツールですが、利用方法を間違えると効率が悪くなったりするため損しています。
本記事で紹介した方法を使い、適切な場面で利用しましょう。
ただ、基本はメール、チャットだけで処理する事を忘れないで下さい。
ということで、以上になります。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。