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【簡単】仕事の優先順位の付け方

【簡単】仕事の優先順位の付け方

こんにちは、シゲです。

・仕事の優先順位を決めたいがやり方がわからない。
・上司に仕事を依頼されるが、どれから手を出して良いかわからない。
・仕事が多く依頼されるため、ちゃんと整理したい。

というお悩みにお答えしていきます。

本記事の内容は下記です。

  • 1:仕事の優先順位の付け方
  • 2:上司から仕事の追加依頼がきた時の対処方法
  • 3:仕事タスクの整理方法

以前の会社で、複数のプロジェクトを任せられた経験があるシゲです。

今回は「仕事の優先順位の付け方」について解説していきます。

1:仕事の優先順位の付け方

仕事の優先順位の付け方

「仕事の優先順位を決めたいがやり方がわからない」とお悩みの方は下記2点を意識しましょう。

  • 納期が決まっている仕事が、優先順位が1番高い
  • 納期が決まっていない仕事は、自分で納期を決めましょう

では、詳しくみていきましょう。

納期が決まっている仕事が、優先順位が1番高い

納期が決まっている仕事から、優先順位を高くしましょう。

納期が遅れることは、一番信用を失います。

会社としても、納期確保できないと、顧客からペナルティなどで損害賠償されることだってありえます。

そのため、もっとも優先順位を高くしないといけないのは、納期が決まっていて、納期が一番近い仕事になります。

私が使っている優先順位の決め方は、下記になります。

顧客案件で納期が決まっている仕事 > 社内案件で納期が決まっている仕事 > 納期が決まっていない仕事

顧客案件で納期が近い仕事を、最優先にスケジュールを考えます。

次に、社内案件で納期が決まっている仕事を優先します。

社内仕事のため、最悪他の誰かに任せても対応できるはずのなので、少し優先順位を落としています。

最後に、納期が決まっていない仕事ですが、納期が決まっていないため、処理をしないでもいい仕事内容が多くなります。

顧客や社内の納期が決まっている仕事が、忙しい場合は、期が決まっていない仕事は、放置しましょう。

ただし、あまり忙しくない時は、納期が決まっていない仕事をこなすと自分のスキルも上がるし、上司などから信頼もされるため、実施してみると良いでしょう。

納期が決まっていない仕事は、自分で納期を決めましょう

納期が決まっていない仕事は、自分で納期を決める方が良いでしょう。

納期が決まっていない仕事を、上司や顧客などに「いつまでに終われせればいいですか?」と確認をする人がいますが、絶対にやめましょう。

結果、あなたが損をしていることになっています。

相手に納期を決めてもらった仕事は、あなたの仕事の優先順位を上げてしまう結果になります。

優先順位が上がると、あなたが処理する仕事が増えてしまうし、相手からお願いされた納期が近かった場合、かなりの労力が必要になります。

しかし、納期を自分で決めることで、余裕のある期間を作ることができるため、無理をしないで済みます。

私は、納期が決まっていない仕事は後回しにしています。

納期が決まっていない仕事は、「作るのが面倒だけど、あると便利だな」や「すぐに必要ないけど、いずれ必要になるな」という他人の希望が含まれている仕事内容が大半だからです。

たしかに、このような仕事も含め全て処理できれば、一番いいのですが、日々の作業で忙しいのため、現実は難しいですよね。

また、納期が決まっていない仕事は、「他人の得する仕事」が多いため、結果的に、「あなたが損をする仕事」の可能性が高いです。

そのため、基本的には、納期が決まっていない仕事は後回しにしています。

ただし、仕事に余裕がある時は、納期が決まっていない仕事も含めて処理しています。

あなたも、納期が決まっていない仕事は、自分で納期を決めましょう。

自分で納期を決めることで、あなたに余裕のある期間を作れるため、無理をしないで済みます。

2:上司から仕事の追加依頼がきた時の対処方法

上司から仕事の追加依頼がきた時の対処方法

「上司に仕事を依頼されるが、どれから手を出して良いかわからない」とお悩みの方は、下記2点を意識しましょう。

  • 10分以内に終わる仕事なら、すぐに終わらす
  • 10分以上掛かる仕事は、納期を確保しよう

では、詳しくみていきましょう。

10分以内に終わる仕事なら、すぐに終わらす

上司から依頼された仕事で、10分以内に終わる仕事なら、すぐに着手し、終わらせてしまいましょう。

10分以内に終わるなら、すぐに終わらせることで、仕事を溜めこまなくてよくなります。

すぐに終わらせないで、残しておくと後で大きな時間を取られることになり、日々の仕事に支障が出る恐れがあるからです。

たとえば、1つ10分の仕事を、毎日1つずつ6回依頼されたとします。

  • 【毎日処理する人】
    • 1日目:10分  処理済み  0分
    • 2日目:10分  処理済み  0分
    • 3日目:10分  処理済み  0分
    • 4日目:10分  処理済み  0分
    • 5日目:10分  処理済み  0分
    • 6日目:10分  処理済み  0分

毎日10分くらいなら、自己調整で処理することが可能ですね。

  • 【溜めこんでしまう人】
    • 1日目:10分  未処理  10分
    • 2日目:10分  未処理  20分
    • 3日目:10分  未処理  30分
    • 4日目:10分  未処理  40分
    • 5日目:10分  未処理  50分
    • 6日目:10分  未処理  60分

このように、溜めこんでしまうと、いつか1日で60分を使う必要が出てきます。

1日で60分を使うとなると、日々の仕事にも支障がでる範囲になってきます。

私は10分以内に終わる仕事は、全部すぐに終わらせます。

すぐに終わらせることで「あれやらないとな」と考える時間も減らすことができるため、他の仕事に集中させることができています。

上記理由から、10分以内に終わる仕事は、すぐに終わらせましょう。

10分以上掛かる仕事は、余裕のある納期を確保しよう

上司から追加で依頼される仕事が、10分以上掛かる場合は、余裕のある納期を確保しましょう。

今まで説明してきた、基本的な優先順位の決め方は、納期が近い仕事を優先順位が高くすることです。

急に上司から追加依頼が来たとしても、優先するべきは、納期が近い仕事です。

急に上司から追加依頼が来た仕事で、処理に10分以上掛かる場合は、日々の仕事に支障が出る可能性が高いです。

そのため、追加できた仕事の納期を余裕がある納期にする必要があります。

具体的な方法については、次のような感じです。

「この仕事をOO日までに終わらす必要があるため、今頂いた仕事は、10日後まで待ってください。」や「この仕事をOO日までに終わらすために、今は時間を作れないです。すみませんが、後日または、別の誰かに依頼して下さい。」と上司に伝えましょう。

「でも、仕事を断ったり、納期を遅れさせたりしたら、会社からの評価に響くのでは?」と考えている人もいると思います。

しかし、仕事を断ったり、納期を遅れさせるように助言できる人は、自己管理ができる人です。

自己管理できている人と、できていない人どちらが評価されるべきでしょうか?

答えは、自己管理できている人ですよね。

私は、過去上司から依頼のあった仕事は、全て言われた通り納期の通りに処理をしていました。

毎日「日々やらないといけない仕事」+「上司から追加で依頼のあった仕事」をこなす必要があったため、私は残業や休日出勤で補っていました。

毎日が辛いと感じていたため、仕事のモチベーションも低下し、プライベートの時間も削られ最悪でした。

しかし、当の上司は私より仕事はしないし、残業や休日出勤なども私より少ない状況でした。

結果的に、私が損をしていました。

あなたは、上司から追加で依頼される仕事が、10分以上掛かる場合は、余裕のある納期を確保しましょう。

3:仕事タスクの整理方法

仕事タスクの整理方法

「仕事が多く依頼されるため、ちゃんと整理したい」とお悩みの方は、下記3つを実施すると良いでしょう。

  • 箇条書きで、やるべきことを書き出す
  • いつ初めて、いつ終わるかを明確にする
  • 自分一人で処理できるか考える

では、詳しくみていきましょう。

箇条書きで、やるべきことを書き出す

まずは、箇条書きでやるべきことを書き出しましょう。

文字にすることで、やるべきことが明確にすることができるため、頭で「あれやらないと」「これもあったんだった」と悩んだり、忘れたりすることがなくなるからです。

また、箇条書きにすることで、シンプルでわかりやすくまとめることができます。

後から見返しても、見やすいのもいい特徴ですよね。

たとえば、下記のような感じです。

  • 〇〇の納品
  • ☓☓の書類作成
  • △△の会議 など…

さらに、優先順位を決めてあげると良いでしょう。

基本的な考え方は、【顧客案件で納期が決まっている仕事 > 社内案件で納期が決まっている仕事 > 納期が決まっていない仕事】 です。

  1. 〇〇の納品
    • 顧客納期:〇月✕日
    • 優先順位:1
  2. ☓☓の書類作成
    • 社内納期:〇月✕日
    • 優先順位:2
  3. △△の会議
    • 社内納期 〇月✕日
    • 優先順位:3

これで、大まかな仕事のタスクを整理することができましたね。

あなたも、仕事を整理する時は、まず箇条書きで、やるべきことを書き出しましょう。

いつ初めて、いつ終わるかを明確にする

大まかなに仕事のタスクを整理することができたため、次はいつ初めて、いつ終わるかを明確にしてみましょう。

いつ初めて、いつ終わるかを明確にすることで、今日やるべきことが明確になり、日々の作業をから実施していいかがわかるからです。

一例を画像にしました。

いつ初めて、いつ終わるかを明確にする

青色部分が、作業期間になります。

ただし、作業期間の算出は、経験でしか得られないため、日頃から、「この作業はどれくらい時間が掛かるのか」を意識して、時間を測定しておきましょう。

スケジュールの作り方は、人により異なりますが、このように、いつ初めて、いつ終わるかを明確にすることで、日単位で何をしないといけないか明確にすることができます。

あなたも、いつ初めて、いつ終わるかを明確にしてみましょう。

自分一人で処理できるか考える

最後に、この仕事量を自分だけでこなせるかを考える必要があります。

ここが割とポイントで、余裕をもって自分一人でこなせる仕事量なら問題ないですが、頑張れば一人でも処理できそうと考える仕事量なら、1人で作業するのは辞めましょう。

頑張ればできそうと考える仕事量は、残業や休日出勤などが増えてしまい、あなたが疲労して、損をするだけです。

せっかく、スケジュールを作ったのですから、無理のない作業をしましょう。

また、仕事量が多すぎて、日々やらないといけない仕事が重複している場合は、他の人にも仕事を振り分けましょう。

仕事を振り分けることで、あなたは楽できますし、あなたのマネージメント能力も高めることができます。

一例を画像にしました。

自分一人で処理できるか考える

4/6~4/8まで、作業が重複していますね。

1人で処理するのは、無理or難しいので、他の人にやってもらいましょう。

社内で処理できない場合は、上司に外注に頼んでいいか相談してみましょう。

ということで、以上になります。
最後まで読んで頂き、ありがとうございました。

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