仕事が早い人になる方法【思考・実践別に解説】

こんにちは、シゲです。

というお悩みにお答えしていきます。

本記事の内容は、下記になります。

• 1:仕事が早い人になる方法【思考編】
• 2:仕事が早い人になる方法【実践編】

「仕事が多くて処理するのも大変」「でも、自分以上の仕事量を終わらせて定時で帰る人もいるし…」と悩んでいませんか？

確かに、同じ職場でも、仕事が早い人は一部必ずいますよね。自分もあの人みたいに仕事を早く処理して評価も上げて早く帰宅してプライベートの時間も充実させたいですよね。

そこで、本記事では仕事が早い人がやっている思考と実践を紹介します。

10個くらい紹介していますが、1～３つできるだけでも、今よりも快適に仕事が処理できるようになるので、参考にしてみてください。

仕事を早く終わらせれば、自分のためになる時間を増やしたり、評価も上がり昇給の対象になる可能性も高くなるでしょう。

以前11年勤めていた会社で、徐々に仕事量が増えていき、最終的に2倍以上になりながら処理したが、胃に穴が開くかもしれないくらいストレスが溜まった経験がある私が詳しく解説していきますね。

仕事が早い人が考えていることを知るだけでも有益なので、読んでみて下さい。

1:仕事が早い人になる方法【思考編】

仕事が早い人が考えていることは、大きく分けて下記8個です。

• 早めに行動する
• 全体像を先に把握する
• 時間を意識する
• 優先順位を変えない
• 自分で決断する
• 常に効率化できないかを考える
• 仕事内容で質を変える
• 単純作業は辞める

早めに行動する

当たり前かもですが、早めに行動しないと結果を出せないからです。

• この仕事めんどくさいから、後回しにしよう
• メールの返信をどう返していいかわからないから、期限ギリギリに返そう
• きちんと計画を立てたいから、関係者と会議をした後で作業を始めよう

上記は、全て何の成果も出せていませんよね。

早めに行動すると下記になります。

• めんどくさい仕事だけど、今から始めれば最短で終わる
• メールを読んだら、すぐに返事を書こう
• 全ての人が初めての仕事だから、簡易的な計画だけして作業を始めよう

上記のように、早めに行動すれば、何かしらの結果を出すことができます。

悩んでいる時間がもったいないので、早めに行動することを意識しましょう。

全体像を先に理解する

全体像を先に把握していないと、間違った行動を続けてしまうからです。

例えば、上司に顧客に謝る書類作成を頼まれたとします。

全体像を先に把握する人は、構成を先に考え上司に確認を取ります。

• 謝罪
• 不具合が発生してしまった原因（社内の連絡不足、検査内容が不十分）
• 対策（情報を共有できるツールを導入、検査内容改定）
• お詫び

上記のような内容で先に構成を作り、上司が承諾後に細かい内容を詰める方法です。

構成を先に承認して貰えれば、大きな修正箇所はなくなるため、戻り作業が少なくなり、効率を上げられます。

先に書類を完璧に完成させた場合、上司の判断で構成を変えないといけなくなったら、戻り作業が増え大変ですよね。

このように、全体像を先に把握することは、仕事を早く処理するためには重要になります。

時間を意識する

1日の作業量を把握して、何時までに処理しないといけないかを意識するれば、ダラダラ作業をすることはなくなるからです。

私の個人的な感覚で申し訳ないですが、時間を意識すると余計な事をしなくなり、作業効率がアップしていると感じます。

たとえば、“12:00までに○○作業を完了させる“と意識すると、自分の中で○○作業が最優先になります。

そのため、他の仕事を考えたり、スマホを触ったりすることが減るため、仕事が早く処理できます。

1日の作業量を把握するだけでなく、処理する時間も決めましょう。

意識するだけでも、効率は上がります。

優先順位を変えない

上司や同僚の指示などで優先順位を変えてしまうと、仕事量が増えるからです。

例えば、作業Aを今週中に終わらせる予定で、急遽作業Bを今週中に処理するように上司に依頼されたとします。

作業Bを優先してしまうと、下記仕事内容が増えます。

• 作業Bを処理する時間
• 作業A遅延によるスケジュール見直し

また、下記リスクも高まります

• 作業日程に余裕がなくなり、緊急の事態に対応できない
• 残業、休日出勤が増え、ストレスが溜まり、作業に集中できない

このように、優先順位を変えてしまうと、仕事量が増えリスクが高くなるため、作業を中断してまで、別の作業を優先する必要はありません。

優先順位を変えずに、予定していた作業を実施しましょう。

ただ、予定していた作業＋αで作業が完了できるなら、処理してもOKです。

自分で決断する

他人に決断を仰いでも、遅くなるだけだからです。

私が11年勤めた会社で、製品の検査をしていた時に、不具合が発生しました。

対応方法を決めてもらおうと上司に報告したところ、上司だけでは決められないと言うことで、関係者で会議を開くことになりました。

会議自体も1回では決まらず、合計3回ほど実施していましたね。

結局、対応方法が決まったのは、私が相談してから2週間後で、作業日数に余裕がなくなり、私を含む作業員が苦労しただけでした。

上記のようにならないためにも、なるべく他人に決断をさせずに、自分で決断をしましょう。

常に効率化できないかを考える

常に効率化できないかを考えていると、小さい改善点が見つかるからです。

例えば、メールの整理一つでも、何も考えていないと毎回手作業でフォルダー分けをします。

しかし、メールの整理中に効率化できないかと考えていれば、自動でフォルダーを分けしてくれる方法を調べすぐに実践して、少しでも効率が上げられます。

このように、常に効率化できないかを考えれば、小さい改善点が見つかり、作業効率を上げることができます。

仕事が早くなるには、小さい改善も大切なので、常に効率化できないかを考えておきましょう。

仕事内容で質を変える

仕事内容で質を変えれば、無駄な時間を減らすことができるからです。

例えば、社内資料なら内容が伝わればいいだけなので、図・デザイン・行間などを綺麗に作る必要はないですよね。

しかし、社外に提出する資料なら、図・デザイン・行間を綺麗に作る必要があります。

このように、同じような作業でも目的により質を変えることができます。

仕事内容で質を変え、無駄な時間を減らしましょう。

単純作業は辞める

単純作業は誰でもできるため、他人に任せた方が仕事量を減らせるからです。

例えば、社内の連絡事項を毎日メールで報告する作業があり、毎回10分掛かっているとします。

上記作業を誰かに任せれば、1日10分、1週間50分、1ヵ月で200分を別の作業に使うことができます。

上記のように、仕事を早く処理したいなら、単純作業は辞めましょう。

ここまでが、仕事が早い人が考えていることになります。

考え方を真似して、仕事を処理してみて下さい。

次の項からは、具体的な実践方法を紹介していきます。

2:仕事が早い人になる方法【実践編】

仕事が早い人が実施している方法なので、必ず覚えておきましょう。

具体的には、下記5個になります。

• 段取りを立てる
• 効率を上げる
• 整理整頓する
• 作業だけでなく、インプットする
• 仕事を断る

段取りを立てる

当たり前かもですが、段取りがないと仕事量・優先順位などがわからないまま作業することになり、悩む時間が増えるからです。

段取りを立てて、スムーズに作業を進めましょう。

段取りを作る手順は、下記になります。

1. 作業時間を把握する
2. リストアップする
3. 質を決める
4. 納期を決める
5. 優先順位を決める

具体的な方法を知りたい方は、下記記事をご確認下さい。

悩んでいる時間を減らすためにも、段取りを作りましょう。

効率を上げる

効率を上げれば、作業時間を短縮することができるからです。

効率を上げる方法は下記になります。

• 目標設定・優先順位をつける
• 目標にこだわりすぎないで行動を始める
• 今日やるべき事を決める
• 時間を制限する
• 常に改善の意識をもつ
• 単純作業は、他人に任せる
• 自動化できる物は自動化する

本記事で解説してきた内容とかぶる箇所もありますが、詳細が分かる関連記事を貼っておきます。

作業時間を短縮するために、少しでも効率を上げましょう。

整理整頓する

整理整頓しておけば、探す時間が短くて済むからです。

例えば、同じデータを探すにも、フォルダーがきちんと整理されている人なら、1分以内で見つけることができます。

しかし、フォルダーを整理できていない人の場合、どこにデータを収納したか忘れているため1分以内で探し出すことができないはずです。

上記のように、整理整頓は、探す時間を最小限にすることができるので、仕事を早く処理できます。

探す時間を短くするためにも、整理整頓を実施しましょう。

作業だけでなく、インプットする

作業だけしていても改善できず、知識とスキルが身に付かないからです。

例えば、Excelでデータ入力をする作業があるとします。

作業だけ続けていると、毎回手作業でデータ入力をする必要があり、いつまでも作業時間を短縮することができません。

しかし、Excelのマクロを覚えて使えるようになれば、1クリックで作業が完了するため、劇的に作業時間を短縮することができます。

上記のように、インプットをすることで、効率を上げることができます。

作業だけではなく、インプットする時間も必ず作りましょう。

仕事を断る

仕事を断らないと、次から次へと仕事が増えるだけだからです。

会社は、空いた時間があれば新しい仕事を入れ、自社の利益を追求します。

例えば、今まで8時間で80個商品を作るのが限界だったのが、効率を上げたことで、6時間で処理できるようになったとします。

空いて2時間分で商品を作り続けたら、100個作ることができ、会社の利益になりますよね。

このように、仕事を断らないと仕事が増えつづけます。

仕事を断り、余裕がある会社生活を送りましょう。

仕事を上手く断る方法は、下記になります。

• 代替え案を提案する
• 自分の理念を伝える
• 自分の状況を相手に考えさせる
• 2案出して選択してもらう

詳細を知りたい方は、下記記事をご確認下さい。

ということで、以上になります。

思考編と実践編に分けて、仕事が早い人になる方法を解説してきました。

思考編で説明した考え方を真似るするだけでも、効果があるので必ず実践しましょう。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。