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仕事が早い人になる方法【思考・実践別に解説】

仕事が早い人になる方法【思考・実践別に解説】

こんにちは、シゲです。

・仕事が早い人を見ると羨ましく感じる。
・自分も仕事を早く処理できるようになりたいな~
・仕事を早くする具体的な方法を知りたい。

というお悩みにお答えしていきます。

本記事の内容は、下記になります。

  • 1:仕事が早い人になる方法【思考編】
  • 2:仕事が早い人になる方法【実践編】

本記事を読み実践すれば、仕事が早い人がどんなことを考え、どのように行動しているかがわかり、仕事を早く処理できるようになります。

以前勤めていた会社で、徐々に仕事量が増えていき、最終的に2倍以上になった経験がある私が詳しく解説していきますね。

仕事が早い人が考えていることを知るだけでも有益なので、読んでみて下さい。

1:仕事が早い人になる方法【思考編】

仕事が早い人になる方法【思考編】

仕事が早い人が考えていることは、大きく分けて下記8個です。

  • 早めに行動する
  • 全体像を先に把握する
  • 時間を意識する
  • 優先順位を変えない
  • 自分で決断する
  • 常に効率化できないかを考える
  • 仕事内容で質を変える
  • 単純作業は辞める

早めに行動する

当たり前かもですが、早めに行動しないと結果を出せないからです。

  • この仕事めんどくさいから、後回しにしよう
  • メールの返信をどう返していいかわからないから、期限ギリギリに返そう
  • きちんと計画を立てたいから、関係者と会議をした後で作業を始めよう

上記は、全て何の成果も出せていませんよね。

早めに行動すると下記になります。

  • めんどくさい仕事だけど、今から始めれば最短で終わる
  • メールを読んだら、すぐに返事を書こう
  • 全ての人が初めての仕事だから、簡易的な計画だけして作業を始めよう

上記のように、早めに行動すれば、何かしらの結果を出すことができます。

悩んでいる時間がもったいないので、早めに行動することを意識しましょう。

全体像を先に理解する

全体像を先に把握していないと、間違った行動を続けてしまうからです。

例えば、上司に顧客に謝る書類作成を頼まれたとします。

全体像を先に把握する人は、構成を先に考え上司に確認を取ります。

  • 謝罪
  • 不具合が発生してしまった原因(社内の連絡不足、検査内容が不十分)
  • 対策(情報を共有できるツールを導入、検査内容改定)
  • お詫び

上記のような内容で先に構成を作り、上司が承諾後に細かい内容を詰める方法です。

構成を先に承認して貰えれば、大きな修正箇所はなくなるため、戻り作業が少なくなり、効率を上げられます。

先に書類を完璧に完成させた場合、上司の判断で構成を変えないといけなくなったら、戻り作業が増え大変ですよね。

このように、全体像を先に把握することは、仕事を早く処理するためには重要になります。

時間を意識する

1日の作業量を把握して、何時までに処理しないといけないかを意識するれば、ダラダラ作業をすることはなくなるからです。

私の個人的な感覚で申し訳ないですが、時間を意識すると余計な事をしなくなり、作業効率がアップしていると感じます。

たとえば、“12:00までに○○作業を完了させる“と意識すると、自分の中で○○作業が最優先になります。

そのため、他の仕事を考えたり、スマホを触ったりすることが減るため、仕事が早く処理できます。

1日の作業量を把握するだけでなく、処理する時間も決めましょう。

意識するだけでも、効率は上がります。

優先順位を変えない

上司や同僚の指示などで優先順位を変えてしまうと、仕事量が増えるからです。

例えば、作業Aを今週中に終わらせる予定で、急遽作業Bを今週中に処理するように上司に依頼されたとします。

作業Bを優先してしまうと、下記仕事内容が増えます。

  • 作業Bを処理する時間
  • 作業A遅延によるスケジュール見直し

また、下記リスクも高まります

  • 作業日程に余裕がなくなり、緊急の事態に対応できない
  • 残業、休日出勤が増え、ストレスが溜まり、作業に集中できない

このように、優先順位を変えてしまうと、仕事量が増えリスクが高くなるため、作業を中断してまで、別の作業を優先する必要はありません。

優先順位を変えずに、予定していた作業を実施しましょう。

ただ、予定していた作業+αで作業が完了できるなら、処理してもOKです。

自分で決断する

他人に決断を仰いでも、遅くなるだけだからです。

私が11年勤めた会社で、製品の検査をしていた時に、不具合が発生しました。

対応方法を決めてもらおうと上司に報告したところ、上司だけでは決められないと言うことで、関係者で会議を開くことになりました。

会議自体も1回では決まらず、合計3回ほど実施していましたね。

結局、対応方法が決まったのは、私が相談してから2週間後で、作業日数に余裕がなくなり、私を含む作業員が苦労しただけでした。

上記のようにならないためにも、なるべく他人に決断をさせずに、自分で決断をしましょう。

常に効率化できないかを考える

常に効率化できないかを考えていると、小さい改善点が見つかるからです。

例えば、メールの整理一つでも、何も考えていないと毎回手作業でフォルダー分けをします。

しかし、メールの整理中に効率化できないかと考えていれば、自動でフォルダーを分けしてくれる方法を調べすぐに実践して、少しでも効率が上げられます。

このように、常に効率化できないかを考えれば、小さい改善点が見つかり、作業効率を上げることができます。

仕事が早くなるには、小さい改善も大切なので、常に効率化できないかを考えておきましょう。

仕事内容で質を変える

仕事内容で質を変えれば、無駄な時間を減らすことができるからです。

例えば、社内資料なら内容が伝わればいいだけなので、図・デザイン・行間などを綺麗に作る必要はないですよね。

しかし、社外に提出する資料なら、図・デザイン・行間を綺麗に作る必要があります。

このように、同じような作業でも目的により質を変えることができます。

仕事内容で質を変え、無駄な時間を減らしましょう。

単純作業は辞める

単純作業は誰でもできるため、他人に任せた方が仕事量を減らせるからです。

例えば、社内の連絡事項を毎日メールで報告する作業があり、毎回10分掛かっているとします。

上記作業を誰かに任せれば、1日10分、1週間50分、1ヵ月で200分を別の作業に使うことができます。

上記のように、仕事を早く処理したいなら、単純作業は辞めましょう。

ここまでが、仕事が早い人が考えていることになります。

考え方を真似して、仕事を処理してみて下さい。

次の項からは、具体的な実践方法を紹介していきます。

2:仕事が早い人になる方法【実践編】

仕事が早い人になる方法【実践編】

仕事が早い人が実施している方法なので、必ず覚えておきましょう。

具体的には、下記5個になります。

  • 段取りを立てる
  • 効率を上げる
  • 整理整頓する
  • 作業だけでなく、インプットする
  • 仕事を断る

段取りを立てる

当たり前かもですが、段取りがないと仕事量・優先順位などがわからないまま作業することになり、悩む時間が増えるからです。

段取りを立てて、スムーズに作業を進めましょう。

段取りを作る手順は、下記になります。

  1. 作業時間を把握する
  2. リストアップする
  3. 質を決める
  4. 納期を決める
  5. 優先順位を決める

具体的な方法を知りたい方は、下記記事をご確認下さい。

仕事の段取りって必要?【必要あり ~作り方も紹介~】

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悩んでいる時間を減らすためにも、段取りを作りましょう。

効率を上げる

効率を上げれば、作業時間を短縮することができるからです。

効率を上げる方法は下記になります。

  • 目標設定・優先順位をつける
  • 目標にこだわりすぎないで行動を始める
  • 今日やるべき事を決める
  • 時間を制限する
  • 常に改善の意識をもつ
  • 単純作業は、他人に任せる
  • 自動化できる物は自動化する

本記事で解説してきた内容とかぶる箇所もありますが、詳細が分かる関連記事を貼っておきます。

仕事の効率を上げる方法【結論:効率アップだけではダメ】

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仕事の効率を上げる方法【効率アップだけでは楽にならない】

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こんにちは、シゲです。 というお悩みにお答えしていきます。 本記事の内容は、下記になります。 1:仕事の効率を上げる方法 2:効率だけを上げても仕事が楽にならない理由 3:効率を上げて余裕ができたらす ...

作業時間を短縮するために、少しでも効率を上げましょう。

整理整頓する

整理整頓しておけば、探す時間が短くて済むからです。

例えば、同じデータを探すにも、フォルダーがきちんと整理されている人なら、1分以内で見つけることができます。

しかし、フォルダーを整理できていない人の場合、どこにデータを収納したか忘れているため1分以内で探し出すことができないはずです。

上記のように、整理整頓は、探す時間を最小限にすることができるので、仕事を早く処理できます。

探す時間を短くするためにも、整理整頓を実施しましょう。

作業だけでなく、インプットする

作業だけしていても改善できず、知識とスキルが身に付かないからです。

例えば、Excelでデータ入力をする作業があるとします。

作業だけ続けていると、毎回手作業でデータ入力をする必要があり、いつまでも作業時間を短縮することができません。

しかし、Excelのマクロを覚えて使えるようになれば、1クリックで作業が完了するため、劇的に作業時間を短縮することができます。

上記のように、インプットをすることで、効率を上げることができます。

作業だけではなく、インプットする時間も必ず作りましょう。

仕事を断る

仕事を断らないと、次から次へと仕事が増えるだけだからです。

会社は、空いた時間があれば新しい仕事を入れ、自社の利益を追求します。

例えば、今まで8時間で80個商品を作るのが限界だったのが、効率を上げたことで、6時間で処理できるようになったとします。

空いて2時間分で商品を作り続けたら、100個作ることができ、会社の利益になりますよね。

このように、仕事を断らないと仕事が増えつづけます。

仕事を断り、余裕がある会社生活を送りましょう。

仕事を上手く断る方法は、下記になります。

  • 代替え案を提案する
  • 自分の理念を伝える
  • 自分の状況を相手に考えさせる
  • 2案出して選択してもらう

詳細を知りたい方は、下記記事をご確認下さい。

仕事を断ることが重要な理由【仕事を上手く断る方法も紹介】

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仕事を断ることが重要な理由【仕事を上手く断る方法も紹介】

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こんにちは、シゲです。 というお悩みにお答えしていきます。 本記事の内容は下記になります。 1:仕事を断ることが重要な理由 2:仕事を上手く断る方法 3:【補足】仕事を断らなくてもいい時 本記事を読み ...

ということで、以上になります。

思考編と実践編に分けて、仕事が早い人になる方法を解説してきました。

思考編で説明した考え方を真似るするだけでも、効果があるので必ず実践しましょう。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

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