こんにちは、シゲです。
・仕事の段取りって決めておいた方がいいのかな？
・でも、段取りを作ること自体が大変だし、めんどくさい。
・もし段取りがあった方がいいなら、簡単な作り方を知りたいな～
というお悩みにお答えしていきます。
本記事の内容は下記になります。
- 1:仕事の段取りって必要？【段取りを作るメリット】
- 2:段取りの作り方
- 3:【補足】段取りを作る・実行中に注意するべきこと
「仕事の段取りは作るだけでもめんどくさい」「段取りに仕事が進むことも少ないしな~」と悩んでいませんか？
確かに、段取りを作るのはめんどくさいし、作るのに凝ると作成だけでも時間が掛かり疲れますよね。
本当に段取りって必要？と疑いたくなるのもわかります。
しかし、断言しますが、段取りは必要です。
正直、段取りがないとマジで納期に間に合わなかったり、仕事の質が落ちて顧客からお叱りを受ける可能性も高くなります。
とはいえ、「簡単に質の高い段取りを作るにはどうすればいいの？」と疑問に感じる方もいるはず。
そこで、本記事では、段取りの作る基礎を紹介します。
基礎さえ押さえていれば、段取りを作るめんどくささもなくなりますよ。
11年勤めた会社で、段取りを作って5人に指示出ししていた経験がある私が、ノウハウを共有しますね。
１：仕事の段取りって必要？【段取りを作るメリット】
結論からいうと、仕事の段取りは必要あります。
段取りが必要な理由は、下記3つのメリットがあるからです。
- 悩む時間が減る
- めんどくさいことを最短で終わらせられる
- 自己管理ができる人と認識され
悩む時間が減る
段取りがあれば、作業と作業の間で「次何をしよう？」と悩む時間が減り、効率が良くなるからです。
たとえば、下記みたいな感じです。
- 【段取りあり】
- 自分「今日は、作業Aから始めよう」
- 自分「作業Aが終わたから、次は作業Bだな」
- 自分「作業Bが終わたから、次は作業Cに着手しよう」
- 【段取りなし】
- 自分「今日は、何の作業から始めようかな？」
- 自分「とりあえず、作業Aから始めるか」
- 自分「作業Aが終わた。次の作業はBとCがあるけどどっちを優先させよう」
- 自分「作業Bにしよう」
- 自分「作業Bが終わた。じゃあ作業Cをやるか」
上記のように、段取りがあるだけで悩む時間が減るため、時間効率が良くなります。
悩んでいる時間は無作業と同じなので、できるだけ減らすことが重要ですね。
めんどくさいことを最短で終わらせられる
段取りがあれば、納期と次にやるべき仕事が明確になっているため、ダラダラと作業をしなくなるからです。
たとえば、下記みたいな感じです。
- 【段取りあり】
- 作業内容：○○の報告書作成
- 作業納期：今日中
- 次にやるべき仕事：××の見積もり作成
- 自分「〇〇の報告書作るのめんどくさいな～」
- 自分「でも、今日が作業完了予定日だし、××の見積もり作成もあるからやるしかないな」
- 【段取りなし】
- 作業内容：○○の報告書作成
- 作業納期：未定
- 次にやるべき仕事：未定
- 自分「〇〇の報告書作るのめんどくさいな～」
- 自分「少しずつ処理していこう。最悪月末までに終わらせればいいや」
こんな感じです。
めんどくさい仕事をダラダラ実施しても、めんどくさいと感じる時間が増えるだけです。
段取りを作って、めんどくさい仕事を最短で終わらせましょう。
自己管理ができる人と認識される
段取りがあると、時間とやるべきことが明確になるからです。
たとえば、上司に追加の仕事をお願いされた時に段取りがあると下記対応ができます。
- 上司「今日中に○○の会議資料作れないか？」
- 自分「すみません。今日は××の作業で手一杯なので、無理ですね」
- 自分「2日後なら、何とか時間を作れますがどうですか？」
- 上司「2日後か…そうだな。じゃあ2日後によろしく」
こんな感じで、上司に自己管理ができている部下と認識して貰えます。
たぶん、段取りがないとテンパってしまい、すぐに返事を返せないはずです。
段取りがあれば、周囲からも自己管理ができる人と認識され信頼を得ることが可能です。
ここまでが、段取りが必要な理由になります。
段取りがあれば、確実に自分のためになるので、仕事をする時は段取りを作りましょう。
「でも、どうやれば簡単で効果がある段取りを作れるの？」と悩みますよね。
そこで、簡単で効果がある段取りの作り方を紹介します。
２：段取りの作り方
段取りの作り方は、下記5ステップの手順で作っていきます。
- 作業時間を把握する
- リストアップする
- 質を決める
- 納期を決める
- 優先順位を決める
作業時間を把握する
1つの作業で時間がどれくらい掛かるかを把握しておかないと、1日で処理できる作業量が明確にならないからです。
たとえば、作業A＝4時間、作業B＝3時間、作業C＝2時間掛かるとします。
そこで、作業時間を把握していれば、1日で2つの作業しか実施できないことがわかりますよね。
もし、作業A～Cの作業時間を把握していない状態で、1日で全てを処理しようとすると、残業をするか次の日に持ち越すしかありません。
このように、１つの作業時間がどれくらい掛かるかを把握することが重要になります。
正確な時間で把握しておくことがベストですが、その日の体調などで作業時間も変動する可能性もあります。
そのため、10分・30分・時間・日単位で管理をして、余裕を持たせることをオススメします。
リストアップする
仕事をリストアップしていけば、全体でやるべきことが明確になるからです。
やるべきことが明確になれば、悩む時間を減らすことができます。
下記のように、仕事内容を箇条書きで書くだけで大丈夫です。
- ○○の資料作成
- ××の顧客打ち合わせ
- △△のアポ取り
こんな感じで、リストアップしていきましょう。
リストを後で見返せば、「何の仕事をやろう？」と悩む時間が激減できます。
また、作業忘れ防止にもなるので、リストアップは重要です。
質を決める
リストアップした仕事の質を決めることで、作業時間を短縮することができるからです。
下記のように、％で質を決めると分かりやすくなります。
- ○○の資料作成 ＝50%
- ××の顧客打ち合わせ ＝100％
- △△のアポ取り ＝80％
私の経験上70％くらいのクオリティで、大体のことは問題なく処理できます。
どれくらいの質がいいかは、個人の感覚になるので、自分に合ったクオリティ設定を見つけましょう。
もちろん全ての100％の質を作るのが理想ですが、高品質が必要ないことに時間を使っていても効率が悪くなるだけです。
たとえば、社内で使う資料なら、内容が伝われば問題ないはずです。
そこで、図やデザインにこだわって、何時間も資料を作っていたら効率が悪いですよね。
上記理由から、質を決めて作業時間を短縮しましょう。
納期を決める
納期を決めることで、いつまでにどの仕事をしないといけないか明確になるからです。
下記のように、納期を決めれば問題なしです。
- ○○の資料作成 ＝10日まで
- ××の顧客打ち合わせ ＝2日まで
- △△のアポ取り ＝20日まで
たとえば、○○の資料作成なら、10日までに資料を作成しないといけなくなり、「10日までに終わらせる方法」を模索するはずです。
このように、納期を決めることで、いつまでにどの仕事をしないといけないか明確になり、どういう対策をするかを検討できるようになります。
ちなみに、納期設定は、ある程度余裕を持って設定することが重要です。
時間に余裕がないまま、急な仕事が入ったり、予想外の出来事が起きたら対処できなくなるからです。
余裕をもった納期を設定しましょう。
優先順位を決める
優先順位を決めることで、シングルタスクになりやすく、効率が良くなるからです。
下記のように、優先順位を決めればOKです。
- ○○の資料作成 ＝優先順位②
- ××の顧客打ち合わせ ＝優先順位①
- △△のアポ取り ＝優先順位③
優先順位①→②→③の順で、作業を終わられていけば、1つの作業に集中できるため、効率が良くなります。
優先順位が決まっていないと、作業途中で別な作業に手を出してしまい、マルチタスクになったりと効率が悪くなります。
優先順位を決めてシングルタスクで作業をしましょう。
ここまでが、段取りの作り方になります。
上記5ステップに分けて段取りを作っていけば、簡単に作成できるはずです。
後は、段取り通りに仕事をすれば、めんどくさい仕事も最短で終わられるし、周囲から信頼を得られますよ。
段取りを作って、自分の価値を高めましょう。
３：【補足】段取りを作る・実行中に注意するべきこと
少しだけ補足があります。
これからお伝えすることを意識するだけで、より効率が良い作業を実施することができます。
効率が良い作業をするためにも、下記3つを意識しながら段取りを作り・実行しましょう。
- 段取りは完璧にしない
- 段取りで決めたことを優先する
- 段取りは定期的に修正する
段取りは完璧にしない
段取りを完璧に作ったとしても、段取り通りに作業が進むことはないからです。
下記のような、段取りを3日掛けて作ったとします。
| 優先順位 | 仕事内容 | 質 | 作業時間 | 納期 |
| 2 | ○○の資料作成 | 50％ | 3日 | 10日まで |
| 1 | ××の顧客打ち合わせ | 100% | 1日 | 2日まで |
| 3 | △△のアポ取り | 80% | 10日 | 20日まで |
上記段取りが完成できたら、「やっと作業に入れる」と思いますよね。
しかし、突然顧客から「××の打ち合わせは中止で」と連絡があったら、3日掛けて作った段取りを修正するしかありません。
それだったら、1日で8割ほど出来上がった段取りで作業を始めた方が、2日分早く作業に入れるはずです。
このように、段取りを完璧に作っても、後から修正が入るので、段取りは完璧に作らなくてOKです。
ただし、段取りの質が低すぎても、作業の効率が悪くなるので、7割以上は完成させましょう。
段取りで決めたことを優先する
段取りで決めたことを優先しないと、マルチタスクになったり、誰かに振り回されるからです。
たとえば、段取り通りに作業を進めていて、上司から「今日中に○○の仕事を処理できないか？」とお願いされたとします。
段取りを優先すると下記回答になります。
- 上司「今日中に○○の仕事を処理できないか？」
- 自分「今日は××の仕事が入っているので無理です」
- 自分「4日後までなら、処理できますよ」
- 上司「わかった…他を当たる」
では、段取りを優先しないとどうなるでしょうか？
- 上司「今日中に○○の仕事を処理できないか？」
- 自分（本音）「マジか！今日は××の仕事あるしな～。でも、困っているし助けるか」
- 自分「わかりました」
- 上司「助かる」
- 自分「今日は○○と××を実施しないいけないな～。残業と××は明日に回そう」
こんな感じで、作業の効率が悪くなったり、計画が狂ってしまいます。
会社として緊張な事態なら仕方がないかもですが、大半はそうでもないため、自分が損をするだけです。
なるべく、段取りで決めたことを優先しましょう。
段取りは定期的に修正する
定期的に修正することで、新しく追加された仕事や予測外の出来事などに対応することができるからです。
私が11年同じ会社で勤めた時は、週1で30分～1時間ほどの時間を使い、段取り修正していました。
状況が日々全然変わっていたため、週に１回段取りを修正しないと仕事を上手く回せなかったからです。
修正する期間は、環境により異なるので、自分に合った期間を見つけましょう。
ということで、以上になります。
本記事を読み、仕事の段取りの大切さを理解して頂けたなら幸いです。
本記事で紹介した段取りの作り方で、段取りを作って実行してみて下さい。
仕事の効率が激的に変わり、周囲から期待もされるはずです。
めんどくさい仕事を早く終わらせ、プライベートの時間を楽しみましょう。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。