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仕事の効率を上げる方法【効率アップだけでは楽にならない】

仕事の効率を上げる方法【結論:効率アップだけではダメ】

11年勤めた会社で効率を上げていた経験があるシゲです。

仕事でいつも残業や休日出勤になってしまう…
仕事の効率を上げて、楽に仕事ができるようになりたいな~

というお悩みにお答えしていきます。

本記事の内容は、下記になります。

記事内容

1:仕事の効率を上げる方法
2:効率だけを上げても仕事が楽にならない理由
3:効率を上げて余裕ができたらすべきこと

結論から言うと、仕事の効率を上げるだけでは、仕事自体が楽になりません。

ただ、仕事自体を楽にするには、仕事の効率を上げることも重要です。

そこで、具体的な方法と理由を詳しく解説していきます。

1:仕事の効率を上げる方法

仕事の効率を上げる方法

まずは、仕事の効率を上げる方法から紹介していきます。

具体的には、下記9個が仕事の効率を上げる方法になります。

・目標設定・優先順位をつける

・目標にこだわりすぎないで行動を始める

・今日やるべき事を決める

・時間を制限する

・常に改善の意識をもつ

・単純作業は、他人に任せる

・自動化できる物は自動化する

・緊急性の高い仕事はやらない

・余力を残す

目標設定・優先順位をつける

目標設定と優先順位がないと、仕事の予定が明確にならないからです。

例えば、目標設定せずに、今週やることを理解できていないまま作業を始めるとします。

作業配分もわからないため、週後半にやれていない仕事に気づき、負担が一気に増えてしまいます。

また、優先順位をつけないと「どの仕事から処理しよう」と悩む時間が増えますよね。

作業途中でも「やはり、別の仕事から処理しよう」と次々と判断を変えてしまうため、実作業が進まなくなります。

上記理由から、目標設定・優先順位をつけることで、効率を上げましょう。

具体的な方法を知りたい方は、下記記事を参考にしてみて下さい。

仕事の段取りって必要?【必要あり ~作り方も紹介~】

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仕事の段取りって必要?【必要あり ~作り方も紹介~】

2019/12/15  

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目標にこだわりすぎないで行動を始める

完璧な目標を作ろうとすると、目標設定に時間が掛かりすぎるため、実際の作業時間が短くなるからです。

私が11年勤めた会社に在籍中は、3~6ヵ月間の目標設定を1日で作り、次の日からはすぐに作業を開始していました。

感覚で申し訳ないですが、目標設定を1日で作っても質は70~80%くらいは完成されていたと思います。

また、作業しながら少しづつ目標設定を修正していったため、大きな問題は発生しませんでした。

たぶん、目標設定を完璧にしようとしたら、3日くらいは掛かっていたはずです。

上記理由から、目標にこだわりすぎず行動を始めることで、効率を上げましょう。

今日やるべき事を決める

今日やるべき事を決めることで、現実味を感じることができるからです。

現実味を感じないまま作業しても、「できるかできないかわからないしな」と感じ、ダラダラ仕事をするだけになってしまいます。

一例を下記で説明します。

【月・週単位】
月:プロジェクトA~D

週:プロジェクトA

これだと、「今週中にプロジェクトAを完成させる」という大雑把な目標にしかならないため、本当に達成できるか実感が持てません。

そのため、ダラダラと作業をしてしまい、週後半に切羽詰まった状況になるはずです。

では、日単位の目標があったら、どうなるでしょうか?

【月・週・日単位】
月:プロジェクトA~D

週:プロジェクトA

日:プロジェクトAの○○書類作成、商品作成作業

「今日中に、プロジェクトAの○○書類作成、商品作成作業を完成させる」という明確な目標になるため、達成できるかできないかを判断きるようになります。

そのため、達成できると判断したら実感が湧き、集中して作業に取り組めるようになります。

上記理由から、今日やるべき事を決めることで、効率を上げましょう。

時間を制限する

時間を制限することで、作業自体にメリハリがつくからです。

【例】
12:00までに、メール処理、部下への指示出し

15:00までに、○○の書類作成

16:00までに、作業改善の検討

17:00までに、明日の予定詳細を決める

こんな感じで、時間を制限すれば「○○時までに終わらせないといけない」と意識することができるため、ダラダラと作業をしなくなります。

上記理由から、時間を制限することで、効率を上げましょう。

常に改善の意識をもつ

常に改善の意識をもつと、作業中に「こうやればもっと効率良くなるのに…」というアイディアが生まれるからです。

例えば、メールを処理するにしても、何も考えていなかったら、毎回返信を書くのに1から文章を作らないといけなくなります。

しかし、常に改善の意識をもっていれば、「返信の文章をテンプレート化してみよう」などのアイディアが浮かび、導入することで、返信の効率を上げることができます。

ちなみに、私が使っていたのは、返信ボタンを押した時に、すでに挨拶文が入るという仕組みです。

上記理由から、常に改善の意識をもつことで、効率を上げましょう。

単純作業は、他人に任せる

単純作業は、誰でもできる作業だからです。

誰でもできる作業でも、仕事内容次第で処理時間が変わるため、効率が悪くなる可能性があります。

また、誰でもできる作業なら、単価が安い人にやってもらった方が、利益にもなり得です。

他人に任せる方法は、下記になります。

・外注化する

・部下に任せる

・アルバイトを雇う など

外注化やアルバイトは、会社の利益になると上司に説明すれば、承認を貰えるはずです。

上記理由から、単純作業は、他人に任せることで、効率を上げましょう。

自動化できる物は自動化する

当たり前ですが、自動化するば効率が上がるからです。

例えば、Excelでデータ入力をする場合、手で1つ1つ入力するより、マクロで1クリックで入力した方が、短い時間で処理できます。

他にもPythonを使えば、自動化できる幅は広がるため、Pythonを学習するのもありです。

上記理由から、自動化できる物は自動化することで、効率を上げましょう。

緊急性の高い仕事はやらない

緊急性の高い仕事をやってしまうと、予定していた仕事にまで影響するからです。

例えば、作業A~Cをやる予定で、急に作業Dを今日中に終わらせて欲しいと依頼があったとします。

作業Dを優先して処理してしまうと、作業A~Cの一部が今日中に終わらなりますよね。

仮に、作業A~Dの仕事を処理できたとしても、作業に全力になるため、改善を考える余裕がなくなり、いつまでも効率を上げることができません。

上記理由から、緊急性の高い仕事はやらないと決め、効率を上げましょう。

余力を残す

余力を残すことで、作業の改善を考える時間が確保できることと、緊急性の高い仕事に対応できるようにするためです。

例えば、納期が5日後の作業なら、下記にみたいな感じです。

・作業を4日で終わらせ、残り1日を反省及び改善に当てる

・作業を4日で終わらせ、残り1日を予備日にする

こんな感じで、余力を残すことが重要になります。

上記理由から、余力を残すことで、効率を上げましょう。

2:効率だけを上げても仕事が楽にならない理由

効率だけを上げても仕事が楽にならない理由

いくら効率を上げても、仕事量が増え続けるだけだからです。

例えば、月に100個商品を作るのが限界だとします。

そこで、会社から利益を上げるために、月120個作れるようにしてくれと依頼されます。

試行錯誤しながら、何とか効率を上げて月に120個作れるようになりました。

次に、会社から別商品の製造個数を増やしてくれと依頼されます。

このように、効率を上げただけでは、新しい仕事が増えるだけなので、いつまでも楽にはなりません。

むしろ、仕事量が増えて、責任と負担が大きくなり自分が損をするだけです。

効率を上げ余裕ができた時に、どう行動するかで仕事が楽になるか決まってきます。

そこで、効率を上げて余裕ができたあとにどうすれば仕事が楽になるのか?を解説していきますね。

3:効率を上げて余裕ができたらすべきこと

効率を上げて余裕ができたらすべきこと

効率を上げて余裕ができたらすべきことは、下記2つになります。

・自己投資の時間に使う

・作業の改善

自己投資の時間に使う

自己投資の時間に使えば、自分のためになるからです。

そのため、周囲と同じ仕事量を処理しつつ、余った時間で自己投資に使うことで、新しい仕事を増やさずに済みます。

具体的な自己投資の方法は、下記になります。

・新しいスキルを覚える(プログラミングなど)

・新しい知識を覚える(本、ネットなど)

たとえ、上司に見つかったとしても「○○作業の効率を上げるために、覚えていました」と言えば、説教されることもないはずです。

上記理由から、自己投資の時間に使うことで、仕事が楽になります。

作業の改善

作業を改善する時間に当てれば、新しい仕事を増やさなくて済むからです。

また、作業を改善できれば、より仕事が楽になります。

作業改善時間の確保は、仕事を楽にするためには、必ず必要な時間です。

例えば、下記みたいな感じです。

6時間:作業

2時間:改善を検討

改善を続け、作業時間を4時間に短縮できれば、2時間分余裕ができ仕事が楽になります。

これが、8時間ずっと作業だった場合、2時間分の余裕を作ることはできていません。

上記理由から、作業の改善に時間を使うことで、仕事が楽になります。

ということで、以上になります。

本記事で紹介した仕事の効率を上げる方法を使い、時間に余裕を作りましょう。

余った時間は、新しい仕事は入れず、「自己投資」「作業改善」の2つに当てれば、仕事を楽にすることができます。

あなたも仕事を楽するために、仕事の効率を上げ、余った時間を自分にために使ってみて下さい。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

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