こんにちは、シゲです。
・仕事の優先順位を決めたいがやり方がわからない。
・上司に仕事を依頼されるが、どれから手を出して良いかわからない。
・仕事が多く依頼されるため、ちゃんと整理したい。
というお悩みにお答えしていきます。
本記事の内容は下記です。
- 1:仕事の優先順位の付け方
- 2:上司から仕事の追加依頼がきた時の対処方法
- 3:仕事タスクの整理方法
「仕事が多忙すぎて、効率が悪いと分かっているけど、作業を優先してしまう…」「でも、効率を良くして、労働時間を減らしたいし、仕事の優先順位を決めたい」と悩んでいませんか？
確かに、急な仕事の依頼などが入ると、優先順位がバラバラになって、上手く仕事が回せなくなりますよね。
仕事が上手く回らないと、疲労やストレスも半端ないし、人間関係もギクシャクしてしまいます。
そこで、本記事では、仕事の優先順位の付け方・仕事依頼の断り方・タスク管理のコツを紹介します。
仕事の処理を効率化して、仕事の不満を減らし、ストレスを解消したい方は、本記事を参考に仕事の苦痛を減らすきっかけにしてみてください。
11年勤めた会社で、多忙な中自分で処理し続けた私がノウハウを共有しますね。
１：仕事の優先順位の付け方
「仕事の優先順位を決めたいがやり方がわからない」とお悩みの方は下記2点を意識しましょう。
- 納期が決まっている仕事が、優先順位が1番高い
- 納期が決まっていない仕事は、自分で納期を決めましょう
では、詳しくみていきましょう。
納期が決まっている仕事が、優先順位が1番高い
納期が決まっている仕事から、優先順位を高くしましょう。
納期が遅れることは、一番信用を失います。
会社としても、納期確保できないと、顧客からペナルティなどで損害賠償されることだってありえます。
そのため、もっとも優先順位を高くしないといけないのは、納期が決まっていて、納期が一番近い仕事になります。
私が使っている優先順位の決め方は、下記になります。
顧客案件で納期が決まっている仕事 ＞ 社内案件で納期が決まっている仕事 ＞ 納期が決まっていない仕事
顧客案件で納期が近い仕事を、最優先にスケジュールを考えます。
次に、社内案件で納期が決まっている仕事を優先します。
社内仕事のため、最悪他の誰かに任せても対応できるはずのなので、少し優先順位を落としています。
最後に、納期が決まっていない仕事ですが、納期が決まっていないため、処理をしないでもいい仕事内容が多くなります。
顧客や社内の納期が決まっている仕事が、忙しい場合は、期が決まっていない仕事は、放置しましょう。
ただし、あまり忙しくない時は、納期が決まっていない仕事をこなすと自分のスキルも上がるし、上司などから信頼もされるため、実施してみると良いでしょう。
納期が決まっていない仕事は、自分で納期を決めましょう
納期が決まっていない仕事は、自分で納期を決める方が良いでしょう。
納期が決まっていない仕事を、上司や顧客などに「いつまでに終われせればいいですか？」と確認をする人がいますが、絶対にやめましょう。
結果、あなたが損をしていることになっています。
相手に納期を決めてもらった仕事は、あなたの仕事の優先順位を上げてしまう結果になります。
優先順位が上がると、あなたが処理する仕事が増えてしまうし、相手からお願いされた納期が近かった場合、かなりの労力が必要になります。
しかし、納期を自分で決めることで、余裕のある期間を作ることができるため、無理をしないで済みます。
私は、納期が決まっていない仕事は後回しにしています。
納期が決まっていない仕事は、「作るのが面倒だけど、あると便利だな」や「すぐに必要ないけど、いずれ必要になるな」という他人の希望が含まれている仕事内容が大半だからです。
たしかに、このような仕事も含め全て処理できれば、一番いいのですが、日々の作業で忙しいのため、現実は難しいですよね。
また、納期が決まっていない仕事は、「他人の得する仕事」が多いため、結果的に、「あなたが損をする仕事」の可能性が高いです。
そのため、基本的には、納期が決まっていない仕事は後回しにしています。
ただし、仕事に余裕がある時は、納期が決まっていない仕事も含めて処理しています。
あなたも、納期が決まっていない仕事は、自分で納期を決めましょう。
自分で納期を決めることで、あなたに余裕のある期間を作れるため、無理をしないで済みます。
２：上司から仕事の追加依頼がきた時の対処方法
「上司に仕事を依頼されるが、どれから手を出して良いかわからない」とお悩みの方は、下記2点を意識しましょう。
- 10分以内に終わる仕事なら、すぐに終わらす
- 10分以上掛かる仕事は、納期を確保しよう
では、詳しくみていきましょう。
10分以内に終わる仕事なら、すぐに終わらす
上司から依頼された仕事で、10分以内に終わる仕事なら、すぐに着手し、終わらせてしまいましょう。
10分以内に終わるなら、すぐに終わらせることで、仕事を溜めこまなくてよくなります。
すぐに終わらせないで、残しておくと後で大きな時間を取られることになり、日々の仕事に支障が出る恐れがあるからです。
たとえば、1つ10分の仕事を、毎日１つずつ６回依頼されたとします。
- 【毎日処理する人】
- １日目：10分 処理済み ０分
- ２日目：10分 処理済み ０分
- ３日目：10分 処理済み ０分
- ４日目：10分 処理済み ０分
- ５日目：10分 処理済み ０分
- ６日目：10分 処理済み ０分
毎日10分くらいなら、自己調整で処理することが可能ですね。
- 【溜めこんでしまう人】
- １日目：10分 未処理 10分
- ２日目：10分 未処理 20分
- ３日目：10分 未処理 30分
- ４日目：10分 未処理 40分
- ５日目：10分 未処理 50分
- ６日目：10分 未処理 60分
このように、溜めこんでしまうと、いつか1日で60分を使う必要が出てきます。
1日で60分を使うとなると、日々の仕事にも支障がでる範囲になってきます。
私は10分以内に終わる仕事は、全部すぐに終わらせます。
すぐに終わらせることで「あれやらないとな」と考える時間も減らすことができるため、他の仕事に集中させることができています。
上記理由から、10分以内に終わる仕事は、すぐに終わらせましょう。
10分以上掛かる仕事は、余裕のある納期を確保しよう
上司から追加で依頼される仕事が、10分以上掛かる場合は、余裕のある納期を確保しましょう。
今まで説明してきた、基本的な優先順位の決め方は、納期が近い仕事を優先順位が高くすることです。
急に上司から追加依頼が来たとしても、優先するべきは、納期が近い仕事です。
急に上司から追加依頼が来た仕事で、処理に10分以上掛かる場合は、日々の仕事に支障が出る可能性が高いです。
そのため、追加できた仕事の納期を余裕がある納期にする必要があります。
具体的な方法については、次のような感じです。
「この仕事をOO日までに終わらす必要があるため、今頂いた仕事は、10日後まで待ってください。」や「この仕事をOO日までに終わらすために、今は時間を作れないです。すみませんが、後日または、別の誰かに依頼して下さい。」と上司に伝えましょう。
「でも、仕事を断ったり、納期を遅れさせたりしたら、会社からの評価に響くのでは？」と考えている人もいると思います。
しかし、仕事を断ったり、納期を遅れさせるように助言できる人は、自己管理ができる人です。
自己管理できている人と、できていない人どちらが評価されるべきでしょうか？
答えは、自己管理できている人ですよね。
私は、過去上司から依頼のあった仕事は、全て言われた通り納期の通りに処理をしていました。
毎日「日々やらないといけない仕事」＋「上司から追加で依頼のあった仕事」をこなす必要があったため、私は残業や休日出勤で補っていました。
毎日が辛いと感じていたため、仕事のモチベーションも低下し、プライベートの時間も削られ最悪でした。
しかし、当の上司は私より仕事はしないし、残業や休日出勤なども私より少ない状況でした。
結果的に、私が損をしていました。
あなたは、上司から追加で依頼される仕事が、10分以上掛かる場合は、余裕のある納期を確保しましょう。
３：仕事タスクの整理方法
「仕事が多く依頼されるため、ちゃんと整理したい」とお悩みの方は、下記3つを実施すると良いでしょう。
- 箇条書きで、やるべきことを書き出す
- いつ初めて、いつ終わるかを明確にする
- 自分一人で処理できるか考える
では、詳しくみていきましょう。
箇条書きで、やるべきことを書き出す
まずは、箇条書きでやるべきことを書き出しましょう。
文字にすることで、やるべきことが明確にすることができるため、頭で「あれやらないと」「これもあったんだった」と悩んだり、忘れたりすることがなくなるからです。
また、箇条書きにすることで、シンプルでわかりやすくまとめることができます。
後から見返しても、見やすいのもいい特徴ですよね。
たとえば、下記のような感じです。
- 〇〇の納品
- ☓☓の書類作成
- △△の会議 など…
さらに、優先順位を決めてあげると良いでしょう。
基本的な考え方は、【顧客案件で納期が決まっている仕事 ＞ 社内案件で納期が決まっている仕事 ＞ 納期が決まっていない仕事】 です。
- 〇〇の納品
- 顧客納期:〇月✕日
- 優先順位:１
- ☓☓の書類作成
- 社内納期:〇月✕日
- 優先順位:２
- △△の会議
- 社内納期 〇月✕日
- 優先順位:３
これで、大まかな仕事のタスクを整理することができましたね。
あなたも、仕事を整理する時は、まず箇条書きで、やるべきことを書き出しましょう。
いつ初めて、いつ終わるかを明確にする
大まかなに仕事のタスクを整理することができたため、次はいつ初めて、いつ終わるかを明確にしてみましょう。
いつ初めて、いつ終わるかを明確にすることで、今日やるべきことが明確になり、日々の作業をから実施していいかがわかるからです。
一例を画像にしました。
青色部分が、作業期間になります。
ただし、作業期間の算出は、経験でしか得られないため、日頃から、「この作業はどれくらい時間が掛かるのか」を意識して、時間を測定しておきましょう。
スケジュールの作り方は、人により異なりますが、このように、いつ初めて、いつ終わるかを明確にすることで、日単位で何をしないといけないか明確にすることができます。
あなたも、いつ初めて、いつ終わるかを明確にしてみましょう。
自分一人で処理できるか考える
最後に、この仕事量を自分だけでこなせるかを考える必要があります。
ここが割とポイントで、余裕をもって自分一人でこなせる仕事量なら問題ないですが、頑張れば一人でも処理できそうと考える仕事量なら、1人で作業するのは辞めましょう。
頑張ればできそうと考える仕事量は、残業や休日出勤などが増えてしまい、あなたが疲労して、損をするだけです。
せっかく、スケジュールを作ったのですから、無理のない作業をしましょう。
また、仕事量が多すぎて、日々やらないといけない仕事が重複している場合は、他の人にも仕事を振り分けましょう。
仕事を振り分けることで、あなたは楽できますし、あなたのマネージメント能力も高めることができます。
一例を画像にしました。
４/６~４/８まで、作業が重複していますね。
１人で処理するのは、無理or難しいので、他の人にやってもらいましょう。
社内で処理できない場合は、上司に外注に頼んでいいか相談してみましょう。
ということで、以上になります。
最後まで読んで頂き、ありがとうございました。