こんにちは、シゲです。
・仕事を辞める時に引継ぎが必要だと思うけど、どうやればいいのかな？
・具体的な引継ぎ方法を知りたい。
というお悩みにお答えしていきます。
本記事の内容は、下記になります。
- 1：仕事の引き継ぎはほぼ必要なし【理由を解説】
- 2：最低限、必要な仕事の引き継ぎ方法
「退職を上司に伝えると、跡継ぎをしないとダメだと言われる」「けど、跡継ぎするような人がいないし、どうすればいいの？」と悩んでいませんか？
確かに、会社側からすると上手く仕事が回らなくなると損するため、きちんと引き継ぎをして欲しいと思いで無理難題をぶつけられることも少なくないですよね。
しかし、断言しますが、仕事の引継ぎはほぼ必要ないです。
現に、私も11年勤めた会社を退職する時に、ほぼ引き継ぎをしていません。
それでも、会社が倒産したとは聞いていないし、退職後2,3回しか連絡もきていませんよ。
退職させるのを止める口実だったりもするので、素直に引き継ぎをするまで働き続けても、自滅するだけです。
とはいえ、「引継ぎが必要ないって本当？」と疑問に感じる方もいると思うので、上記背景を持つ私が、仕事の引き継ぎのノウハウを共有しますね。
1：仕事の引き継ぎはほぼ必要なし
表題通りですが、仕事の引き継ぎはほぼ必要ありません。
仕事の引き継ぎがほぼ必要ない理由について詳しく解説していきますね。
仕事の引き継ぎがほぼ必要ない理由
具体的な理由は、下記3つになります。
- 個人が退職して、業務に支障が出る方がおかしい
- 実作業はマニュアルがあれば問題なし
- 実作業以外の仕事は、上司の仕事
1:個人が退職して、業務に支障が出る方がおかしい
作業員一人がいなくなって、業務に支障が出るなら、組織としてリスクマネジメントができていないからです。
- 例えば、コンビニの店員が一人辞めると、経営悪化でコンビニが潰れるとかです。
このように、作業員一人が辞めて、経営が悪化したり会社がダメになる組織なら、そもそも組織作りが間違っています。
作業員が急にいなくなっても、業務に支障が出ないようにするのが、管理職・経営者の仕事です。
一作業員が、会社経営の責任を持つ必要はないため、引き継ぎは必要ありません。
2:実作業はマニュアルがあれば問題なし
誰でもできるマニュアルがあれば、作業方法などを引き継ぐ必要がなくなるからです。
例えば、書類作成をするとして、下記内容が書かれたマニュアルがあれば、誰でも書類作成が可能なはずです。
- 必要な情報が収納されている場所
- 書く内容は、基本コピペ
- 修正箇所が明確になっている
こんな感じで、誰でもできるマニュアルがあれば、「マニュアル見てね」の一言でOKなので、引き継ぎをする必要がなくなります。
もし、マニュアルがないなら、今からでも作っておきましょう。
3:実作業以外の仕事は、上司の仕事
平社員なら、基本的に作業することだけが仕事になるからです。
実作業以外の仕事は、管理職や役職に就いた人がやるべきなので、引継ぎは必要ありません。
例えば、平社員Aが、部門間の調整をしているとして、平社員Aが退職するとします。
そこで、後継者の平社員Bに引継ぎをしても、本来やらなくていい部門間の調整を強要してることになります。
実作業以外の仕事は上司の責任なので、平社員Bに部門調整をさせたいなら、上司が指導するべきですよね。
何も役職がない平社員なら、実作業以外の仕事で引き継ぎをする必要はありません。
【補足】本当に引き継ぎが必要なのは残る側
補足になりますが、上司に退職希望を伝えて、返事が「引き継ぎはしっかりしておいて」と軽い一言だけなら、引き継ぎは必要ありません。
なぜなら、引き継ぎが本当に必要なのは残る側だからです。
本当に業務に支障が出ると不安があるなら、残る側が必死に引き続きをお願いするはず。
「引き継ぎはしっかりしておいて」と軽い一言だけなら、上司も本気で引き継ぎが必要と考えてません。
たぶん、保身のために言っているだけですね。
このように、残る側から必死に引き続きをお願いされない限り、引き継ぎは必要ないことを覚えておきましょう。
【補足】今後会わなくなる人達の心配をしても意味がない
残る同僚や上司の心配しても、いなくなる自分には一切関係がなくなるからです。
例えば、「引き継ぎをしないと、同僚に迷惑が掛かるかも…」と心配し、引継ぎをしても、退職後に仕事が上手く回っているかをわざわざ確認しませんよね。
このように、会社に残る人達の将来を考え、引き継ぎをしても、結局無関係になるため、時間と労力が無駄なだけです。
会社に残る人達の将来を心配することは、辞めましょう。
【実体験】引き継ぎしなくても、会社は回る
私の実体験ですが11年勤めた会社を、ほぼ引き継ぎをせずに退職しました。
退職後は、一度も業務について連絡が来ていません。
また、当時の会社で仲が良かった人と、食事に行った時に、仕事の状況を聞きました。
回答は、「質を落ちたけど、仕事は回せている」というものでしたね。
このように、一個人がいなくなったところで、簡単に会社が潰れたり経営が悪化したりしません。
残る人達から「どうしても、引き継ぎをしてくれ」と言われない限り、引き継ぎをする必要はないことを覚えておきましょう。
2：最低限、必要な仕事の引き継ぎ方法
ここまで、仕事の引き継ぎはほぼ必要ないとお伝えしてきました。
とはいえ、全く引継ぎをしないのも問題があります。
そこで、最低限必要な引継ぎ事項だけまとめました。
下記3つだけを守り、簡単に引継ぎを終わらせましょう。
- 仕事のタスク量と進捗
- 口頭ではなく、データで伝える
- 2週間前には、終わらせる
1:仕事のタスク量と進捗
今任されている仕事量と進捗を、完全に把握しているのは、自分しかいないからです。
例えば、下記みたいな感じですね。
- 今私が担当しているのは、“○○”と“✕✕”です
- ○○の作業進捗は、△△の書類作成は終わっていて、それ以外は未実施
- ✕✕は、全て作業完了しています
こんな感じで、箇条書き程度で問題ありません。
10分以内で作れるので、負担が少なくて済みますよ。
今担当している仕事の仕事量と進捗だけを引き継ぎましょう。
2:口頭ではなく、データで伝える
口頭で引き継ぎをしても、後から「聞いてない」と反論されやすくなるからです。
- 例えば、Excelで引き継ぎをすれば、「引き継ぎをされていない」と反論されても、もう一度Excelを送れば済みますよね。
引き継ぎをする際は、口頭ではなく電子データを作って引き継ぎをしましょう。
3:2週間前には、終わらせる
簡単にいうと予備日が必要あるからです。
- 例えば、退職する2週間前に引き継ぎをしておけば、後継者が理解できない時に2週間確認する猶予ができますよね。
後継者に負担をかけないためにも、2週間前には、引き継ぎを終わらせておきましょう。
3：まとめ 仕事の引き継ぎはほぼ必要なし
ここまで説明してきた通り、仕事の引き継ぎはほぼ必要ありません。
会社に残る人達から「どうしても、引き継ぎをしてくれ」と言われない限り、仕事内容の詳細を引き継ぎをすることは辞めましょう。
基本的には、下記3つだけ引き継ぎをすれば、問題ありません。
- 仕事のタスク量と進捗
- 口頭ではなく、データで伝える
- 2週間前には、終わらせる
ということで、以上になります。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。