こんにちは、シゲです。
・仕事のホウレンソウとは？
・ホウレンソウは必要あるか？
・ホウレンソウのタイミングがわからない
というお悩みにお答えしていきます。
本記事の内容は下記。
- 1:仕事のホウレンソウとは？
- 2:ホウレンソウをするタイミング
「仕事でホウレンソウと言われているけど、正直よくわからないんだよな」と悩んでいませんか？
常識と言われるようなことを知らないとヤバイと感じますよね。
しかし、安心して下さい。知らないことがあるのは悪いことではないし、本記事を読めば仕事のホウレンソウが何なのかわかります。
また、仕事のホウレンソウの使い方についても解説しているので、参考にしてください。
11年勤めた会社で、ホウレンソウを使っていた経験がある私がノウハウを共有しますね。
1: 仕事のホウレンソウとは？
ホウレンソウとは、ホウ＝報告、レン＝連絡、ソウ＝相談になります。
報告とは、仕事の進捗具合や仕事が完了したことなどを、上司や顧客へ報告することです。
連絡とは、「〇〇さんから電話ありました。」や「会議の開催日」などを上司、同僚、部下に連絡することです。
相談とは、仕事に支障が出た時に、処理方法を自分で決められない時に、上司や顧客に相談をします。
2: ホウレンソウは必要あるか？
ホウレンソウは必要性は下記になります。
- ホウ＝報告の必要性は低い
- レン＝連絡の必要性はある
- ソウ＝相談の必要性は高い
では、各項目について詳細をみていきましょう。
ホウ＝報告の必要性は低い
ホウ＝報告の必要性は低いです。
報告は、仕事の進捗を説明するためにあり、仕事の進捗が予定通りまたは、早く進められていれば、仕事に支障をきたすことはないため、報告の必要はないです。
また、何らかの原因で仕事の進捗が遅れたとしたら報告ではなく、相談に変わります。
私が、11年勤めた会社に所属していた時に、私が上司に報告していたタイミングは、上司に「この仕事どうなっている？」と聞かれた時と仕事が完全に処理し終わった時だけです。
そのため、中間報告などは一切していません。
これ6年以上続けていましたが、説教などされたことは一度もありません。
上記理由から、ホウ＝報告の必要性は低くなります。
ただし、仕事が完了した時は、必ず報告しましょう。
上司は、その仕事が終わったか終わってないかを認識しないといけないため、そこを怠ると「しっかりしていない奴」と上司に認識されてしまいます。
レン＝連絡の必要性はある
レン＝連絡の必要性はあります。
連絡は、「〇〇さんから電話ありました。」や「会議の開催日」など連絡が遅れると、後で迷惑が掛かってしまいます。
たとえば、会議の開催日を、事前に連絡をしなかった場合、会議開催日の当日に連絡しても「いやいや、OOの仕事が入っているから参加できないよ」「そんな急に仕事を変更することができないよ」と断られてしまいます。
上記理由から、レン＝連絡の必要性はあります。
ソウ＝相談の必要性は高い
ソウ＝相談の必要性は高いです。
相談は、仕事の支障が出た時で、自分で判断できない時に必要になります。
そのため、自分で判断できないなか、自分だけで悩んでいても解決できないし、無駄な時間を過ごしてしまいます。
私が、以前の会社に勤めてた時は、製品に不具合を発生した時は、すぐに上司に報告していました。
私の場合は、自分で処理できる内容の不具合でも、必ず上司に報告し「予定より遅れるかもしれません」と伝えておきます。
そうすることで、上司は「自分の決断が必要かな？」と認識させることができ、本当に私が判断できない時に、すぐに動いてもらえるように、心構えをしてもらっています。
上記理由から、ソウ＝相談の必要性は高くなります。
また、相談は、「今後の対策方法」と考えて行動する必要があるため、非常に重要な内容になります。
3:ホウレンソウをするタイミング
ホウレンソウをするタイミングは下記になります。
- ホウ＝報告は、上司に聞かれた時
- レン＝連絡は、その都度にメールでOK
- ソウ＝相談は、自分が決められないならすぐに
では、各項目について詳細をみていきましょう。
ホウ＝報告は、上司に聞かれた時
ホウ＝報告は、上司に聞かれた時にしましょう。
基本的には、報告は必要ありません。
上司が設定した予定通りに、仕事の進捗が進んでいれば、問題ないです。
そのため、中間報告などをする必要はなくなり、中間報告している時間が無駄になってしまいます。
また、上司に「今の状況どうなっている？」と聞かれた時でも、「予定通りです。」の一言で済ませることができます。
ただし、上司に進捗を聞かれる時は、上司は「今手掛けている仕事が早く終われせて、別の仕事をやってもらいたい。」と考えている時もあります。
しかし、本来、自分の仕事だけをこなせばいいため、今手掛けている仕事が早く終わって、余っている時間に別な仕事をする必要はありませ
ん。
中間報告をしてしまうと、上司から「予定より数日作業終わるよね。終わったらこの仕事をして」と言われやすく、どんどん仕事が増えてしまいます。
仕事量が増えると、自分のスキルを高めるためにインプットする時間が減るため、自己成長できません。
私は以前11年同じ会社に勤めていた経験があります。
会社に入って1～3年目くらいまでは、毎日上司に中間報告していました。
しかし、1つの仕事が予定より早くを終わったら、「次これね」と言われ、新しい仕事を任され、仕事を繰り返処理していました。
結果的には、「仕事始める」→「仕事終わる」→「上司に報告」→「仕事任される」→「仕事始める」…の繰り返しになって、自分のために使う時間がまったくない状態でした。
私は精一杯に仕事をこなすことだけで、精一杯になっていましたが、上司は私に仕事を任せるだけで、仕事をしているようには、見えませんでした。
周りの人に聞いてみても「あの人仕事してないよね」と言う意見が大半でした。
結果的に、私が上司の仕事も処理していたことになり、私が損をしていた結果になっていました。
4年目以降は、中間報告はせず、作業が完了したことだけを報告していました。
中間報告しなくても予定通りに進んでいれば、怒られることは一切なかったです。
そのため、仕事が早く終わって余った時間を、「どうすれば、もっと早く仕事を終わらすことができるか」を考えて調べる時間に使えたため、自分自身にために時間を使うことができました。
上記理由から、ホウ＝報告は、上司に聞かれた時にしましょう。
レン＝連絡は、その都度にメールでOK
レン＝連絡は、その都度にメールで通知すればOKです。
連絡自体は、通知が遅れると、後で迷惑が掛かります。
しかし、内容自体は簡単な物が大半なため、わざわざ口頭で伝える必要性はないです。
むしろ、口頭で連絡してしまうと、他の余計な会話になってしまい、作業時間を減らしてしまいます。
そのため、メールなどのツールを使い、一方的に連絡すれば、必要最低限の時間で済ますことができます。
私は、会議開催の日時や社内ツールの改正などの連絡は全てメールで通知していました。
メールで通知するだけで、必要なことが伝えることができるため、問題なく連絡をすることができ、迷惑を掛けずに済みました。
上記理由から、連絡自体は、迷惑が掛からないように遅れずに、メールなどのツールで通知しましょう。
ソウ＝相談は、自分が決められないならすぐに
ソウ＝相談は、自分が決められないならすぐにでも実施しましょう。
相談する時は、仕事に支障が出て自分で処理方法を決められない時です。
自分で処理方法を決められのに、「どうしよう。」「どう結論を決めていいかわからない」など悩んでいても解決できず、悩んでいるだけで無駄な時間を過ごしてしまいます。
そのため、自分で処理方法を決められないと判断できたらすぐに、上司に相談しましょう。
上司がどんなに忙しくとも、「すぐに答え」を貰えなくても、どんな問題があるかだけでも相談しておきましょう。
私は、不具合対応など費用に掛かると判断した時は、すぐに上司に相談します。
費用の話を、私が決めたとしたら、後で責められるのは私になるからです。
費用の話になると、上司に相談しても決断が遅くなるため、私一人で考えていても無駄な時間になってしまいます。
そのため、会社として決断を少しでも早くしてもらう必要があるため、早めに上司に相談しましょう。
早めに相談してことで、費用が多くなってしまっても、後から私は責められたことはなかったです。
上記理由から、相談は、自分が決められないならすぐにでも実施しましょう。
ということで、以上になります。
最後まで読んで頂き、ありがとうございます。