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仕事のスケジュール管理できない原因【管理方法のコツも紹介】

仕事のスケジュール管理できない原因【管理方法のコツも紹介】

こんにちは、シゲです。

・仕事のスケジュール管理が上手くできず、残業や休日出勤が増えてしまう…
・スケジュール管理方法のコツがあれば、教えて欲しいな~

というお悩みにお答えしていきます。
本記事の内容は、下記です。

目次

  1. 仕事のスケジュール管理ができない原因
  2. 仕事のスケジュール管理するコツ
  3. 仕事のスケジュール管理は本当に必要か?【必要あり】

本記事を読めば、仕事のスケジュール管理ができるようになり、効率的に仕事を進めることができるようになります。

11年勤めた会社で、部下・派遣社員の5人のスケジュールを管理しながら指示出していた私が、ノウハウを共有しますね。

1:仕事のスケジュール管理ができない原因

仕事のスケジュール管理ができない原因

仕事のスケジュール管理ができない原因は、下記2つ。

・頭のみでスケジュール管理している

・他人の依頼を断らない

では、詳しく解説してきますね。

頭のみでスケジュール管理している

頭のみでスケジュールを考えて仕事をすると、仕事量が増えた時に混乱してしまうからです。

例えば、やるべきことが30個あって1週間で処理しないといけないとして、頭のみでスケジュールを考えていたら、下記のような思考になり、混乱しますよね。

・何を優先したらいいの?

・○○は、いつまでに終わらせればいいかな?

・あれ、✕✕はどこまで終わったっけ?

頭のみでスケジュールを管理しようとすると、混乱して上手くスケジュール管理できないですよ。

頭のみで考えるのではなく、紙や電子データなど目に見える状況で管理してみて下さい。

※具体的な方法は、本記事内で紹介しているので、このまま読み進めてみて下さい。

他人の依頼を断らない

他人の仕事依頼を全て受け入れると、予定した作業ができなくなり、スケジュールが狂うからです。

例えば、8時間掛かる仕事を上司から依頼され処理したら、1日分全体のスケジュールが遅延しますよね。

さらに、月5回同じような事があったら、5日分スケジュールが遅延したことになります。

このように、他人の依頼を断らない人は、スケジュールが狂い上手く管理できません。

とはいえ、「仕事を断れないよ…」と感じている方もいるはず。

しかし、仕事を上手く断る方法を、記事後半で紹介しているので安心して下さい。

2:仕事のスケジュール管理するコツ

仕事のスケジュール管理するコツ

仕事のスケジュール管理ができない原因について分かったところで、仕事のスケジュール管理するコツを紹介します。

スケジュール管理方法のコツは、下記6つ。

・タスクを明確化する

・優先順位を決める

・正確な作業時間を把握する

・スケジュールを定期的に修正をする

・スケジュール管理を継続する

・仕事を断る

では、詳しく解説していきますね。

タスクを明確化する

仕事のタスクを明確にすることで、やらないといけないことが一目でわかるようになるからです。

また、やらないといけないことを忘れてしまう防止にもなります。

具体的な方法は、箇条書きでOKです。

【例】
・〇〇は、14日まで

・✕✕は、2日まで

・△△は、23日まで

こんな感じで大丈夫です。

エクセルなどの電子データで管理すれば、後から修正できるので便利ですよ。

まずは、どんな仕事を処理しないといけないか明確にするためにも、タスクを洗い出してみて下さい。

優先順位を決める

優先順位を決めることで、「次は何の仕事をしよう?」と悩むことがなくなり、効率良く仕事を処理できるからです。

私が、過去に頭だけでスケジュール管理をしていた時は、作業の切り替えの前に、毎回下記のように悩んでいましたね。

・〇〇の仕事は、いつまでに処理するんだっけ?

・✕✕も、他部署から急いでくれと言われているしな~

・△△は、余裕があったっけ?

結果的に作業がはかどらなかったし、仕事のミスも多くなってしましました。

”作業A開始→作業A終了→「悩む」→作業B開始”の繰り返しになり、悩む時間が無駄ですよね。

効率良く仕事を処理するためにも、優先順位を決めましょう。

具体的な優先順位の決め方は、納期順に優先すれば問題ありません。

詳しい理由を知りたい方は、下記記事参考にしてみて下さい。

【簡単】仕事の優先順位の付け方

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また、月・週・日別に作っておくと、今日やるべきことも明確になるため、やることを悩まないで済みますよ。

正確な作業時間を把握する

一つ一つの仕事が、どれくらい時間が掛かるかを把握できていないと、予定を決めてもスケジュールがずれてしまうからです。

スケジュールが早くなる分には問題ないですが、遅れたらせっかく作ったスケジュールが無駄になりますよね。

・作業Aの書類作成は1時間

・作業Bの作業は8時間

・作業Cの作業報告は30分

こんな感じで、実際に自分でやってみてみた結果から、正確な作業時間を把握してみて下さい。

また、正確な作業時間を把握できたら、予定より余裕を持ったスケジュールに設定しましょう。

予備日もあれば、余裕もできて、気持ちも楽に働くことができますよ。

スケジュールを定期的に修正をする

どんなに、正確にスケジュール作成ができても、予定外のことが起きることはあるからです。

例えば、下記のようなことですね。

・上司や顧客から急な仕事依頼

・外注した会社の遅延

・不具合発生

私の場合だと、最低でも1週間に1回はスケジュール修正しています。

絶対に予定通りに進むスケジュールは、ありえないため、定期的に修正しましょう。

スケジュール管理を継続する

正直、スケジュール管理は考えることも増えるし、めんどくさいですよね。

めんどくさくてスケジュール管理を辞めてしまう人も多いです。

個人的な感覚で申し訳ないですが、スケジュール管理が上手くできない人の10人中3人は、「めんどくさい」という感情で辞めていると思います。

私も11年勤めた会社で、頭だけでスケジュールを管理していた時は、自分の仕事もスケジュール通りに処理できず、上司に説教されていました。

しかし、スケジュール管理を継続することで、5年後には部下・派遣社員を5人ほど任せられるようになりましたね。

めんどくさいのは事実ですが、続けていれば徐々にできるようになりますよ。

個人差はありますが、3ヵ月も続ければ慣れるはずです。

労働時間を減らすためにも、スケジュール管理を継続して続けましょう。

仕事を断る

急な仕事を断れるようになれば、予定通りに作業を進めることができるからです。

仕事を上手く断る方法は、下記4つ。

・代替え案を提案する

・自分の理念を伝える

・自分の状況を相手に考えさせる

・2案出して選択してもらう

詳しい説明は、下記記事で紹介しているので参考にどうぞ。

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仕事を断ることは悪いことではないので、是非試してみて下さい。

3:仕事のスケジュール管理は本当に必要か?【必要あり】

仕事のスケジュール管理は本当に必要か?【必要あり】

仕事のスケジュール管理をすると、下記利点があるからです。

・何の仕事がいつ終わせるか明確になる

・悩む時間が減る

・作業効率が上がり、労働時間が減らせる

・指示が出せるようになる

また、スケジュール管理をすることで、上司に「OOはいつ終わる?」と聞かれてもすぐに回答することができるし、残業や休日出勤を減らすことができますよ。

スケジュール管理は、メリットが多いため、必要になります。

ただし、デメリットもあり

ここまで、仕事のスケジュール管理の利点を紹介してきましたが、少しだけデメリットがあります。

・スケジュール作成に時間が掛かる

・定期的に修正する必要があり、めんどくさい

上記2つが、デメリットになります。

私が以前勤めていた会社で、スケジュールを作成をしていた時は、約3ヵ月単位で管理をして、作成まで約3~6時間ほど掛かっていましたね。

また、1週間に1回程度の頻度で、スケジュールの修正を余儀なくされてました。

スケジュール作成に時間が掛かることと、修正がめんどくさいことがデメリットになります。

ただし、どんな仕事でも地味でめんどくさいことに変わりはないし、利点を考えたら受け入れられるくらいの許容範囲です。

4:【まとめ】仕事のスケジュール管理しよう!!

本記事の内容をまとめます。

仕事のスケジュール管理ができない原因は、下記2つ。

・頭のみでスケジュール管理している

・他人の依頼を断らない

上記に該当している方は、上手くスケジュール管理ができていない可能性が高いです。

下記方法を使い、スケジュール管理をしてみて下さい。

・タスクを明確化する

・優先順位を決める

・正確な作業時間を把握する

・スケジュールを定期的に修正をする

・スケジュール管理を継続する

・仕事を断る

労働時間を減らし、働きやすい環境を作るためにも、本記事で紹介した方法を使い、仕事のスケジュール管理をしてみて下さい。

優先順位の決め方を知り方は、下記記事をどうぞ。

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なお、残業を減らしたいと考えているなら、下記記事も参考になるはずです。

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ということで、以上になります。
最後まで読んでいただき、ありがとうございます。

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