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準備不足になってしまう原因とは?【対処方法も紹介】

準備不足になってしまう原因とは?【対処方法も紹介】

心配性でいつも万全の準備をしておきたいと考えているシゲです。

準備不足でいつも上手くいかない…
準備不足を解消できる方法を知りたいな~

というお悩みにお答えしていきます。

本記事の内容は下記になります。

本記事内容

1:準備不足になってしまう原因とは?
2:準備不足の対処方法
3:新しい挑戦なら、準備不足でも始めるべき
4:【補足】準備不足を言い訳にしない方がいい理由

本記事を読んでいただくと、準備不足が解消され、物事を上手く運ぶことができるようになります。

5分ほどで読み終わることができるので、サクッと読んで見て下さい。

1:準備不足になってしまう原因とは?

準備不足になってしまう原因とは?

準備不足になってしまう原因は、下記3つになります。

・予測せずに準備をしている

・納期を意識していない

・楽観的に考えている

予測せずに準備をしている

必要な物・相手の反応・必要な知識などを予想せずに、準備を進めると必ず漏れが出るからです。

例えば、社内会議でプレゼンするとして、下記内容を予想することができます。

・会議に参加する人数が明確に分からない
=説明資料を印刷するのではなく、プロジェクターで説明しよう。

・必要な物は?
=PC、プロジェクター、延長コード

・プレゼンを聞いた人の反応
=改善案の詳細がないため、費用と人員数などは聞かれそうだな。

こんな感じで予測していけば、事前に準備内容が濃くなるため、準備不足を解消できます。

上記を予想していなかったら、説明資料を印刷して準備をしてしまい、参加者分の資料が足りず、追加印刷などで参加者の時間を奪っていたかもしれません。

上記理由から、予測せずに準備をしていることは、準備不足になる原因の一つです。

納期を意識していない

納期を意識していないと、ギリギリまで準備をしないため、準備時間が少なくなり、本番で準備が足りていないことに気が付くからです。

私は過去に、明日に出張があることを分かっていながら、準備をしていなかった時があります。

準備を始めたのは、結局移動時間の30分前で、バタバタと準備していました。

その後、新幹線で移動を開始し、しばらくしてから「あれ、○○の資料忘れてるかも?」と不安になり、カバンを確認したところ、資料がないことに気が付きました。

同僚にお願いして、データを入手できたので、当日は何とかなりしたが、資料を忘れた時の絶望感は忘れられません。

上記理由から、納期を意識していないことは、準備不足になる原因の一つです。

楽観的に考えている

楽観的に考えていると、5~6割の準備が出来たら、満足してしまうからです。

例えば、仕事の計画を立てている時に、来月に人員が足りないことが分かったとします。

本来なら人員を確保するなり、外注化するなりして、対策を立てるべきですよね。

しかし、楽観的な人の場合、「ここまで計画立てたんだから、他の作業を前倒しすれば何とかなるでしょう」と考え、準備することを辞めます。

結果、人員が足りず、残業・休日出勤・徹夜などで補っている時に「準備不足だったな」と痛感します。

上記理由から、楽観的に考えていることは、準備不足になる原因の一つです。

ここまでが、準備不足になってしまう原因です。

いずれにしても、想像力と責任感が少ないことが大きな理由になります。

想像力と責任感が持ち、準備不足を解消しましょう。

「でも、具体的にどうやれば、準備不足が解消できるのかな?」という方向けに、具体的な方法を紹介していきます。

2:準備不足の対処方法

準備不足の対処方法

準備不足の対処方法は、下記3つになります。

・現状の準備で、成功できるか予測する

・必要な物、やるべき事を理解する

・事前にやってみる

現状の準備で、成功できるか予測する

一度準備を終えた後に、この準備で成功できるか予測することで、より準備の質を高めることができるからです。

例えば、海外旅行に行くとして、初めに下記内容の日程・行先・必要な物を決めたとします。

日程:3泊4日

行先:ハワイ

必要な物:パスポート、着替え、お金

上記内容が決まれば、海外旅行に行くことは可能ですが、楽しいかどうかわかりませんよね。

そこで、この準備だけで海外旅行が楽しくなるか予測します。

・ハワイに行って何をするか決まっていない
=スカイダイビング、観光名所を回る、バギー、シュノーケリング、BBQ

・ハワイでお土産はどれくらい買うか?
=友達と合わせてキャリーケース1個分

・ハワイで泊まる場所は?
=プール付きのホテル

後は、上記を成功させるために追加で準備をするだけです。

【例】
・アクティビティを事前予約しておく

・観光地を歩き回るため、負担が少ないスニーカーにする

・お土産入れる用のキャリーケースを1つ用意する

こんな感じです。

上記のように、1度準備が完了後に、追加で予測することで準備の質を高められます。

上記理由から、現状の準備で成功できるかを予測して、準備不足を解消しましょう。

必要な物、やるべき事を理解する

当たり前かもですが、必要な物とやるべき事を理解していないと、準備不足になるからです。

【例】1週間後に改善案の会議を開く場合

■やるべき事
・改善案の資料作成

・会議室の確保

・参加案内の通知

・議事録作成

■必要な物
・資料(紙かプロジェクター)

・ホワイトボード

・議事録作成係

上記を理解せずに準備を進めたら、下記のようなことが起こります。

・参加案内の通知がギリギリになり、参加者から文句を言われる

・会議室の確保できず戸惑う

・ホワイトボードがなくて、急遽準備をして参加者を待たせる

・議事録を取る人がいなく、会議が終わった後に振り替えれない

上記のように、必要な物とやるべき事を理解していないと、準備不足になります。

上記理由から、必要な物とやるべき事を理解して、準備不足を解消しましょう。

事前にやってみる

実際にやってみることで、何の準備が足りないかを理解することができるからです。

事前に実施することで、より質の高い準備をすることが可能になります。

ブログを始める場合で例えます。

何も分からない素人なら、PCと必要な知識を調べて準備が終わってしまいますよね。

では、実際に仮の文章をネットに公開させようとした場合、下記疑問が生まれます。

・自分のサイトを作る方法がわからない

・画像の挿入、赤文字などデザインの方法がわからない

・新しく記事を増やす方法がわからない など

上記を一つ一つ解消していき、仮の文章をネットに公開できたら、ブログには何が必要でどのような方法をすればいいかを理解することができます。

事前に、仮の文章でネットに公開したことで、本格的にブログを始める際に悩むことが減り、スムーズにブログを始めることができます。

このように、事前にやってみると、準備の質が高くなり、準備不足から解消されます。

また、事前にやってみることは、納期を意識することにも繋がるため一石二鳥です。

上記理由から、事前にやってみることで、準備不足を解消しましょう。

3:新しい挑戦なら、準備不足でも始めるべき

新しい挑戦なら、準備不足でも始めるべき

ここまで、準備不足の解消方法を説明してきました。

しかし、例外として新しい挑戦なら、準備不足でも始めるべきです。

主な理由は下記2つです。

・体験してみないと、何が不足しているかわからない

・考えている時間が無駄

体験してみないと、何が不足しているかわからない

どれだけ準備に時間を使っても、未体験の事に挑戦すると、理解できない部分が出てくるからです。

例えば、スノーボードに初挑戦する時に、プロも使うような板と滑れるようになる知識を全て準備したとします。

しかし、実際に走行してみたら、必ず転倒しますよね。

理由は、実際にスノーボードを経験しないと、体をどう動かせばきちんと走行できるかが理解できていないからです。

このように、未体験の事なら、体験してみないと何が不足しているかわからないため、準備不足でも始めてしまう方が、早く結果を出せます。

考えている時間が無駄

未体験の事で、完璧に準備をしたと思っても、やってみたら全然違ってくるからです。

そのため、準備をしていた時間が無駄になってしまいます。

例えば、新しい仕事のスケジュールを完璧に作るため、1週間時間を掛けたとします。

実際にスケジュール通り仕事を進めたら、不具合が多発しました。

不具合に対応するため、スケジュールを見直し修正しますよね。

スケジュールを見直すと、事前準備で使った1週間分の時間が無駄になっています。

上記理由から、考えている時間が無駄になるため、新しい挑戦なら、準備不足でも始めるべきです。

ここまでの説明で、新しい挑戦なら準備不足でも始めた方がいいことがわかりましたね。

自分で予測できる準備がある程度済んだら、すぐに行動してしまいましょう。

4:【補足】準備不足を言い訳にしない方がいい理由

【補足】準備不足を言い訳にしない方がいい理由

少しだけ補足します。

成功できなかった理由に、“準備不足”は使わない方がいいです。

理由は、下記2つになります。

・生意気に聞こえる

・プライドが高い人と思われる

生意気に聞こえる

準備ができれていれば、確実に成功できたと言っているのと同じだからです。

例えば、下記にみたいな感じです。

・事前に過去のデータを集めていれば、もっと良い資料ができました

・事前にテスト勉強していれば、テストで80点以上取れた

・事前に予約していれば、発売日に買うことができた

上記のような言い訳を聞いた人は、「じゃあ事前にやっておけばいいじゃん」と感じ、生意気な奴だなと思ってしまいます。

上記理由から、生意気に聞こえるため、準備不足を言い訳にすることは辞めましょう。

プライドが高い人と思われる

万全に準備しても、予想外のことは起こります。

予想外の出来事も、“準備不足”で片づけてしまうと、臨機応変に対応できなかったミスをなかったことにしようとしていると感じるからです。

例えば、初めて恋人に料理に作って貰っている時に、恋人が不注意から料理を焦がしてしまったとします。

その時に、「炒める前に、事前に食材を切っていなかったから」と言い訳をされました。

大半の人は「じゃあ炒める前に、切ればいいじゃん」と感じながらも、恋人のプライドを傷つけないように、「大丈夫だよ」と声を掛けるはずです。

それなら、素直に「ごめんね」と謝られた方が気持ちがスッキリしますよね。

上記理由から、プライドが高い人と思われるため、準備不足を言い訳にすることは辞めましょう。

ということで、以上になります。

準備不足になるのは、想像力と責任感が少ないことが大きな原因です。

準備不足を解消するためには、やるべき事・必要な物を理解して、現状の準備で成功できるか予想してみて下さい。

また、一度準備が終わったら、実際にやってみて準備不足かを確認してみましょう。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

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