こんにちは、シゲです。
・始めてマニュアルを作らないといけなくなった…
・でも、どう作っていいかわからない。
・マニュアルの具体的な作り方を知りたい。
というお悩みにお答えしていきます。
本記事の内容は、下記です。
- 1:マニュアルの作り方
- 2:マニュアルを作る前の注意点
- 3:マニュアルの作成手順
- 4:マニュアル作成後の対応
「派遣社員や仕事の依頼を出すのに、毎回教えるのはめんどくさい」「自分の仕事も進まないし、マニュアルを作りたい」と思っていませんか？
確かに、同じ内容の仕事を色んな人に毎回教える労力と時間が無駄ですよね。
しかし、マニュアルさえあえば、教えたり指示する時間と労力が劇的に減り、自分の仕事を進められるため、定時退社・昇給にも繋がってきます。
とはいえ、「マニュアル作成って難易度高いし、間違っていると迷惑も掛かるかも」と不安ですよね。
そこで、本記事ではマニュアル作りに必要なノウハウを紹介します。
11年勤めていた会社で、頻繁にマニュアルを作っていた私が、使っていた方法をお伝えしていきますね。
マニュアルで仕事の負担を減らしたいという方は、参考にしつつ自分の居心地の良い働き方を目指してみて下さい。
1:マニュアルの作り方
マニュアルの作り方ですが、下記3つに分けて各々細かく解説していきます。
- マニュアルを作る前の注意点
- マニュアルの作成手順
- マニュアル作成後の対応
2:マニュアルを作る前の注意点
まずは、マニュアルを作る前の注意点を紹介します。
ここを理解していないと、マニュアルが完成した時、質に大きな差が生まれるため、きちんと理解しておいて下さい。
具体的には、下記3つが作成前の注意点になります。
- 誰でも理解できるように作成する
- マニュアル作成期間を決める
- 実践してから、マニュアルを作る
誰でも理解できるように作成する
特定の人だけわかるマニュアルを作っても、利用者が限定されてしまい、効率が悪くなるからです。
素人に教えるくらいの気持ちで、作成しましょう。
誰でも理解できるようように作るコツは、下記です。
- 図や表などを使い、視覚的にわかりやすくする
- 専門用語、カタカナは使わない
- 具体的な指示を最優先に書く (理由とかではなく、「ボタンを押す」など)
誰でも理解できるように作成すれば、何もわからない新人などに教える時も最短の説明で終わらせることができ、効率もアップできます。
誰にでもわかるマニュアルを作るのは、大変かもですが、中途半端に作りほぼ使われないマニュアルになるよりマシじゃないですか？
誰でも理解できるように作成することを心掛けてみて下さい。
マニュアル作成期間を決める
マニュアルの作成期間を決めていないと、作成途中で辞めてしまうからです。
または、質が中途半端になり、あまり使われなくなります。
マニュアル作成の期間を決めて、最後まで作り込みましょう。
私が11年勤めた会社でマニュアルと作っていた時は、下記のように期間を決めていました。
- マニュアルを完成させる納期を設定（例：2ヵ月後）
- 構成毎に納期を設定（1章は1週間後、2章は2週間後）
- 週に1日必ずマニュアル作成しかしない日を作る
こんな感じですね。
私は、毎日少しずつ続けるのが苦手なので、週に1回必ずマニュアル作成日を作っていました。
この辺りは、個人差があるため、実施しながら自分のやりやすい方法を見つけてみて下さい。
マニュアルを中途半端で終わらせないためにも、作成期間を決めておきましょう。
実践してから、マニュアルを作る
実際に体験してみないと、予想だらけのマニュアルになってしまい、内容が薄くなるからです。
また、実践したことで、当事者意識を持つことができ、「どんなところが難しいのか」など利用者の悩みを理解できるため、マニュアルの質も上がります。
例えば、「野球で打率2割以上でヒットを打つ方法」というマニュアルを作成するとします。
下記二人のどちらが、質が高いマニュアルを作れるでしょうか？
- イチローさん
- 小学校野球部の顧問になった先生
明らかに、イチローさんの作成したマニュアルの方が質が高いですよね。
小学校野球部の顧問になった先生だと、実際に野球経験者じゃない場合もあるため、マニュアルの内容も薄くなるはずです。
このように、マニュアルを作成する時は、実際に実施して、利用者の悩みをきちんと理解してから、作り出しましょう。
3:マニュアルの作成手順
ここからは、実際にマニュアルを作る作業の解説になります。
私の経験上、下記4ステップで作成することがおすすめです。
- 構成を考える
- 資料を集める
- フォーマットを決める
- 誰にでもわかるように作成する
構成を考える
初めに構成を考えておかないと、全体像を把握できないからです。
例えば、ブログで記事を増やす方法というマニュアルを作るなら、下記のように構成を作るとかです。
- 1章：キーワード選定
- 2章：記事構成作成方法
- 3章：下書き
- 4章：下書きをネットにアップロード
- 5章：デザイン
- 6章：記事公開
もっと細分化できますが、わかりにくくなるため、この辺にしておきます。
上記のように構成を決めて、全体像を把握しましょう。
資料を集める
マニュアルを作成中に、資料を集めると作成効率が悪くなるからです。
例えば、ソフトウェア系のマニュアルを作るなら、事前にソフトの画面をスクリーンショットして、保存しておくとかです。
マニュアル作成中に、毎回スクリーンショットを取る方が大変ですよね。
本格的に、マニュアルを作成する前に、資料を集めておきましょう。
フォーマットを決める
自分に合ったフォーマットにしておかないと、作成効率や修正などに多くの時間がかかってしまうからです。
私個人的には、Excelでの作成がおすすめです。
理由は下記。
- 計算しやすい
- 画像挿入も簡単
- 段落づれが起きにくい
あとは、WordやPowerPointは、使っていて使いにくく感じるからですね。
この辺りは、個人差があるため、自分にあったフォーマットを使ってみて下さい。
誰にでもわかるように作成する
後は、実際にマニュアルを作成するだけです。
画像や表などを使い、誰にでもわかるように作成してみて下さい。
また、実践して感じた疑問などを解決できるように“コツ”や“注意点”などで記載するとマニュアルの質が上がりますよ。
正直、誰一人として同じ感性を持っている人はいないため、正しいマニュアルというものはありません。
「どんなマニュアルが分かりやすいのかな？」と悩んでいるだけ時間が無駄です。
自分が分かりやすいと思うマニュアルを作成すればOKなので、先ずは作ってみましょう。
4:マニュアル作成後の対応
実際に、マニュアル作成ができたら、下記4つを実施して、質を高めましょう。
- 実際にマニュアル通りに実施してみる
- 関係者に拡散して、実施して貰う
- 外注化して、マニュアルを渡す
- 定期的にマニュアルを改善する
実際にマニュアル通りに実施してみる
作成後に、マニュアルに沿って実施してみることで、新しい気づきや分かりにくい部分などが明確になるからです。
私もマニュアル作成が完成したら、必ずマニュアルに沿って実施してみます。
実施してみると、「ここの部分わかりにくいな～」「○○を加えた方が良かったな」など不足している部分が明確にわかります。
私の経験からすると、必ず2つ以上は見つかります。
マニュアルの質を高めるためにも、作成後はすぐにマニュアルに沿って実施してみましょう。
関係者に拡散して、実施して貰う
関係者に実施して貰うことで、自分では気づけなかった部分を教えて貰えるからです。
私も11年勤めた会社で、マニュアル作成後は、同僚や部下に実施しててもらっていましたね。
自分では完璧に作ったと思っていても、毎回3～5個くらいの指摘は貰っていました。
自分では気づけなかった部分を知るためにも、関係者にマニュアルを拡散して、実施して貰いましょう。
外注化して、マニュアルを渡す
外注化することで、素人でも理解できる内容になっているか確認できるからです。
実際に外注化して、マニュアルについて問い合わせがなくれば、素人でも理解できる内容になっています。
仮に、問い合わせがあったとしても、マニュアルの質が上がるため問題なしです。
自分の仕事を楽するためにも、作成したマニュアルを使い、外注化しましょう。
定期的にマニュアルを改善する
マニュアルを作った時は最適だった方法も、次第に古くなっていくからです。
1度作ったら、放置する人が多いですが、定期的に今の時代に合った方法か確認してみましょう。
個人的には、3～6ヵ月に1回のペースで改善が必要かを確認することがおすすめですね。
自分に合った頻度で、マニュアルを改善してみて下さい。
ということで、以上になります。
最後まで読んで頂き、ありがとうございました。