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電話とメールどっちを優先すべき?【結論:メール】

電話とメールどっちを優先すべき?【結論:メール】

こんにちは、シゲです。

・電話とメールどっちで連絡した方がいいのかな?

というお悩みにお答えしていきます。

本記事の内容は下記です。

本記事内容


1:電話とメールどっちを優先すべき?【結論:メール】
2:電話を使った方が良い場面

本記事を読み実施すれば、効率良く連絡を取ることができるようになります。

10年以上社会人として、電話とメールを使ってきた私がノウハウを共有しますね。

1:電話とメールどっちを優先すべき?【結論:メール】

1:電話とメールどっちを優先すべき?【結論:メール】

結論からいうとメールを優先した方がいいです。

理由は下記6つ。

・証拠が残る

・断りやすい

・効率良く返答できる

・相手が不在でも問題なし

・返信する時間を決められる

・余計な話をしなくて済む

各々、詳しく解説していきますね。

証拠が残る

メールの場合だと証拠が残るため、トラブルが起きても過去のやり取りを振り返られるからです。

今なら、数千通のメールも簡単に保管できるため、後からやり取りを振り替えられます。

電話だと、毎回録音する必要があり手間ですよね。

それに、使っていてもほぼ録音はしないはず。

簡単に証拠が残るメールを優先した方がいいです。

断りやすい

電話なら感情も伝わりやすいため断りにくいですが、メールなら感情が伝わりにくいからです。

また、電話なら即答しないといけなくなりますが、メールならじっくり考える時間が作れるのも良い点ですね。

1日1回返事をすれば、緊急じゃない限り怒られることはまずないため、メールの方が思考時間も作れますよ。

冷静に論理的に断るためにも、メールで連絡を取り合いましょう。

効率良く返答できる

メールの場合、文章を書いて1クリックで返信ができるからです。

電話なら、下記手順が必要でメールの方が効率がいいですよね。

① 電話を掛ける

② 相手に引き継いでもらう

③ 要件を伝える

④ 電話を切る

作業工程が少ないのは、確実にメールですよ。

効率良く連絡するためにも、電話よりメールを優先してみて下さい。

相手が不在でも問題なし

メールなら、相手が不在でも言いたいことを伝えられるからです。

ビジネスで例えるなら、相手が出張で会社にいない状況の時に電話をしても、言いたい事は伝えられないままですよね。

時間が無駄になります。

しかし、メールを送っていれば、相手が必ず見てくれます。

メールは相手が不在でも、言いたい事を伝えられるので、電話よりもメールを優先しましょう。

返信する時間を決められる

メールは、一方的にメッセージを送れるからです。

メールなら24時間いつでもメッセージを送れますよ。

電話の場合、相手の都合も考えなくてはいけないため、時間帯を気にしますよね。

時間帯を気にせずに言いたいことを伝えるためにも、電話よりメールを優先した方がいいです。

余計な話をしなくて済む

電話の場合だと、要件以外の話をするため、時間がもったいないです。

相手が話が好きな人なら、30分とか平気で電話してしまいますよね。

その間、他の作業はストップした状況です。

メールなら、長くても10分で終わりますよ。

余計な話をして時間を無駄にしないためも、メールを優先しましょう。

【補足】チャットは辞めるべき

チャットは、すぐに返信をしないといけなくなるからです。

既朗機能で、相手にも見たことが伝わるため、即返信をしないと相手の信頼を失いますよ。

正直、めんどくさくないですか。

チャットは、返信する時間を気にするため、なるべく使わない方がいいです。

とはいえ、何でも言い合える仲なら、チャットの方がやり取りが短く効率が良いため使うのもありですね。

【結論】基本的にメールでOK

ここまで解説してきた通り、下記理由から基本的に連絡はメールでOKです。

・証拠が残る

・断りやすい

・効率良く返答できる

・相手が不在でも問題なし

・返信する時間を決められる

・余計な話をしなくて済む

自分の時間を無駄にしないためにも、基本的にはメールで連絡してみて下さい。

なお、「じゃあ電話はどんな場面に使ったらいいの?」と疑問に感じる方もいるはず。

そこで、電話を使った方が良い場面を紹介していきますね。

2:電話を使った方が良い場面

2:電話を使った方が良い場面

メールより電話を使った方が良い場面は下記3つです。

・相手を行動させたい時

・証拠を残したくない時

・信頼を得たい時

各々、詳しく解説していきますね。

相手を行動させたい時

電話なら感情が伝わりやすいからです。

告白されるにしても、メールより電話の方が思いが伝わりますよね。

また、落ち込んだ時に電話してくれた方が親近感が湧きます。

相手を行動させたいなら、感情が伝わりやすい電話を使った方がいいですよ。

証拠を残したくない時

電話なら基本的に証拠が残らないからです。

よくも悪くもメールやチャットだと証拠が残ります。

最悪の場合、ネットにアップされる場合もあり、リスクが高いですね。

どうしても証拠を残したくないなら、電話で連絡するのもありですよ。

信頼を得たい時

電話の方が誠意が伝わりやすいからです。

例えば、商品を購入して不具合品に当たってしまい、購入したショップから謝罪されるとします。

下記2つの方法どっちの方が誠意があると思いますか?

・メール

・電話

電話の方が誠意が伝わりやすいですよ。

信頼を得たいなら、電話をしましょう。

3:メールを基本優先しよう

本記事の内容をまとめます。

結論は、電話よりメールを優先した方がいいですよ。

理由は下記6つ。

・証拠が残る

・断りやすい

・効率良く返答できる

・相手が不在でも問題なし

・返信する時間を決められる

・余計な話をしなくて済む

効率良く連絡を取り合うためにも、電話よりメールを優先してみて下さい。

なお、電話にも良い点があり、下記状況なら電話を優先した方がいいです。

・相手を行動させたい時

・証拠を残したくない時

・信頼を得たい時

基本的にはメールでOKです。

用途に合わせて電話も使ってみて下さい。

ということで、以上になります。
最後まで読んで頂き、ありがとうございました。

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