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Web会議の問題点とは?【使い方で効率が悪くなる場合も…】

Web会議の問題点とは?【使い方で効率が悪くなる場合も…】

こんにちは、シゲです。

・Web会議を導入すれば、効率が良くなり、コストも減ると言われているけど本当かな?
・実際に使ったことがある人から、Web会議の問題点を教えて欲しい。

というお悩みにお答えしていきます。

本記事の内容は、下記になります。

  • 1: Web会議の問題点とは?
  • 2:【結論】Web会議は便利だけど、使い方次第で良し悪しが決まる
  • 3:Web会議を上手く使う方法

結論から言うと、Web会議は使い方次第で、効率・コストが良くなったり悪くなったりします。

11年勤めた会社で、週2回はWeb会議に参加していた経験がある私が詳しく解説していきますね。

1: Web会議の問題点とは?

Web会議の問題点とは?

Web会議の問題点は、下記5つになります。

  • 会議の回数が増える
  • 無駄な参加者が増える
  • 大、中、小規模で会議が開ける
  • 急に会議に参加させられ、作業が止まる
  • 責任回避の会議が増える

会議の回数が増える

場所・時間関係なく手軽に始められるからです。

WEB会議を使えば、遠方で会いづらい人でもすぐに会議に参加でき、ちょっとした内容でも頻繁に会議をするようになります。

私が11年勤めていた会社でWEB会議導入後、会議の回数が激的に増えました。

  • WEB会議導入前 =月1回あればいい
  • WEB会議導入後 =最低週2回

会議内容も「今協議する時期ではない」「1時間会議したけど意見が決まっていない」という内容が多く、結果時間が無駄になり効率が悪くなっていました。

上記理由から、WEB会議の問題点は、会議の回数が増えることです。

無駄な参加者が増える

経営者から担当者まで、同じ会議に参加できるからです。

通常の会議だと、場所のスペースなどの関係から、代表者数名だけが選ばれ会議に参加しますよね。

しかし、WEB会議なら、PCかスマホを持っていれば、誰でも同じ会議に参加することができます。

私が参加して一番多かった人数は、約50名ほどいた会議でしたね。

実際に発言していたのは、3~5名程度だった記憶があります。

9割近い人が聞いているだけだったので、「議事録読めばよくない?」と感じたことを覚えています。

上記理由から、WEB会議の問題点は、無駄な参加者が増えることです。

大、中、小規模で会議が開ける

担当者同士の小さい会議が増えるからです。

私は一担当者だったのですが、WEB会議導入後、下記内容の会議が担当者同士で頻繁に行われていました。

  • 作成する書類の内容決め
  • ルールや規則の共有
  • スケジュール調整

WEB会議導入前には、上記を協議する機会は少なかったです。

また、リーダーや管理職同士でも、毎日PCの前でWEB会議をしていて、「現場の作業員と一切会話していないな」と感じました。

上記理由から、WEB会議の問題点は、大、中、小規模で会議が開けることです。

急に会議に参加させられ、作業が止まる

会議中の上司が仕事内容の詳細を分からなくなったら、詳細が分かる部下をすぐに参加させるからです。

私が過去に、WEB会議に途中参加をさせれた理由は下記になります。

  • 作業進捗を教えて欲しい
  • 過去の結果を知りたい
  • 作業完了予定日の確認

上記を会議で聞かれたが、1分以内で回答できました。

「こんな簡単なことで、作業を中断させるなよ」と感じ、イライラしたことを覚えています。

上記理由から、WEB会議の問題点は、急に会議に参加させられ、作業が止まることです。

責任回避の会議が増える

皆で決めたことにすれば、自分一人の責任にならないからです。

責任を取らない目的で、会議を開くことは、管理職やリーダーなどがする印象ですね。

私が勤めていた会社でも、責任回避の会議が多く行われていました。

私が、商品の不具合を見つけ、上司に対応方法を求めたところ、「俺一人では決められない」の一点張りでした。

結局、Web会議を開き、対応方法が決まるまで2週間掛かったことを覚えています。

その後、納期まで期間が短く、私を含む作業員は残業・休日出勤をして対応し損をしましたね。

上記理由から、WEB会議の問題点は、責任回避の会議が増えることです。

2:【結論】Web会議は便利だけど、使い方次第で良し悪しが決まる

【結論】Web会議は便利だけど、使い方次第で良し悪しが決まる

Web会議自体は、リモートで多くの人と繋がれるため、出張などを減らすことができ、非常に便利なツールです。

しかし、前の項で解説した通り、全て利用者の使い方次第で、結果の良し悪しが決まります。

WEB会議を導入したからといって、効率が上がったり、コストカットに繋がるとは限らないことを覚えておきましょう。

3:Web会議を上手く使う方法

Web会議を上手く使う方法

ここからは、Web会議を上手く使う方法について解説していきます。

具体的な方法は、下記3つです。

  • 基本はメール、チャットだけでOK
  • 教育に使う
  • 経営者、管理職のみ導入

基本はメール、チャットだけでOK

大半のことは、会議をしないでも解決できるからです。

会議をする目的は、議題の方向性を決めることで、議題がなくれば会議は必要なくなります。

下記のような内容の会議は必要ありません。

  • 責任転換の会議
  • 定例会議
  • 状況報告の会議 など

上記は全て、メールやチャットだけで解決できます。

無駄な会議を減らすためにも、基本はメール、チャットだけを使用しましょう。

教育に使う

教育のためにWeb会議を使えば、様々なメリットがあるからです。

具体的なメリットは下記になります。

  • 交通費削減
  • 異動時間削減
  • 1度の教育で多くの人が受講できるので、教育回数が減る
  • 基本は一方的に聞くだけでいい

上記のように、Web会議を教育のために使えば、コストが削減でき、時間的効率も良くなります。

また、教育の場所も選ばないため、受講者数が多くても問題ありません。

上記理由から、教育目的でWeb会議を使いましょう。

経営者、管理職のみ導入

従業員全てにWeb会議を導入しても、無駄に会議に参加する人が増え、効率が悪くなるからです。

経営者や管理職だけなら、従業員の作業が中断することはないため、効率を悪くする心配はありません。

  • 経営者「今月の売り上げ予定通り達成できそうなの?」
  • 管理職「1週間前までは順調でした。会議後で現場の状況を確認して報告します」
  • 経営者「早急に頼む」
  • 従業員~淡々と作業中~

こんな感じで、作業員は作業に集中できるため、Web会議の導入は経営者、管理職のみで十分です。

すぐに会議ができることは便利ですが、余計な参加者や回数を増やさないためにも、利用できる人を制限しましょう。

4:まとめ

本記事内容をまとめます。

  1. Web会議の問題点
    • 会議の回数が増える
    • 無駄な参加者が増える
    • 大、中、小規模で会議が開ける
    • 急に会議に参加させられ、作業が止まる
    • 責任回避の会議が増える
  2. 結論は、利用者の使い方次第で良し悪しが決まる
  3. Web会議を上手く使う方法
    • 基本はメール、チャットだけでOK
    • 教育に使う
    • 経営者、管理職のみ導入

Web会議は非常に便利なツールですが、利用方法を間違えると効率が悪くなったりするため損しています。

本記事で紹介した方法を使い、適切な場面で利用しましょう。

ただ、基本はメール、チャットだけで処理する事を忘れないで下さい。

ということで、以上になります。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

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