こんにちは、シゲです。
・同僚と比べて仕事を処理するのが遅くなってしまう…。
・他の人に迷惑が掛かるし、自分自身でも嫌な気持ちになる。どうすればいいの？
というお悩みにお答えしていきます。
本記事の内容は、下記になります。
- 1:仕事が遅い理由とは？
- 2:仕事が遅い時の対処方法
「仕事の処理が遅くて、よく上司から怒られる…」「同僚にも白い目を見られるし、仕事の処理を速めたい」と悩んでいませんか？
確かに、仕事スピードは個人で処理速度が大きく異なります。残念ですが、会社員だと比較される環境なので、仕事が遅い人が疎まれるのも事実です。
しかし、仕事が遅いのは明確な理由があり、遅い原因と対処方法を把握して作業すれば、確実に仕事が速く処理できるようになります。
仕事が人並みに速く処理できるようになれば、同僚から白い目で見られることもなくなりますよ。
むしろ、頼られたり評価されて昇給しやすくなります。
とはいえ、「遅い原因と対処方法が分からない…」という方もいるはず。
そこで、本記事ではどんな職種でも共通する仕事が遅い原因と対処方法を紹介します。
仕事が遅いことがストレスになっている方は、本記事を参考に仕事の処理スピードを上げて説教される状況から抜け出すきっかけにしてみてください。
11年勤めた会社で5人以上に指示出ししていた経験がある私が、詳しく解説していきます。
１：仕事が遅い理由とは？
まずは、仕事が遅い理由について解説していきます。
具体的には、下記7つが仕事が遅い理由になります。
- やるべきことが明確になっていない
- マルチタスク
- 途中で諦める
- 思考が固まっている
- 自分で意思決定しない
- アウトプットを優先しない
- 後戻りが多い
では、詳しく解説していきます。
やるべきことが明確になっていない
やるべきことが明確になっていないと、作業を始める前に考える時間が増えてしまうからです。
これだと、スタートから大きな差がついてしまいますよね。
やるべきことが明確になっている時といない時で比較してみます。
- 【やるべきことが明確になっていない時】
- 自分「今日は何から仕事をしようかな？」
- 自分「作業Aから初めてようかな？でも作業Bもあるし」
- 自分「あっ！作業Cもあるな～」
- 自分「とりあえず、作業Aから始めるか」
- 自分「作業開始だ」
- 【やるべきことが明確になってる時】
- 自分「今日は、作業A→作業B→作業Cの順番で実施しよう」
- 自分「作業開始だ」
こんな感じで、やるべきことが明確になっていれば、すぐに仕事を始められます。
しかし、やるべきことが明確になっていないと、作業手順など考える時間が必要になり、仕事を始めるのが遅くなってしまいます。
上記理由から、やるべきことが明確になっていないことは、仕事が遅くなる原因になります。
マルチタスク
マルチタスクで仕事をしていると思考が分散され、効率が悪いからです。
たとえば、作業A・B・Cを同時進行で仕事をしている時の思考は下記になります。
- 自分「今やっている作業Aは後30分くらいで終わるかな？」
- 自分「でも、作業Cも重要だから、5割くらい完成させよう」
- 自分「作業Bも実施しないと…」
- 自分「えっと、作業Bってどこまで進んでいたっけ？」
こんな感じで、今している作業とは別の作業に意識が向いてしまい、集中力などが欠けるため効率が悪くなってしまいます。
上記理由から、マルチタスクは仕事が遅くなる原因になります。
途中で諦める
少しでも難しいと判断した仕事を途中で諦めると、問題を先伸ばしにしてしまうからです。
たとえば、納期が1ヵ月後の新しい仕事を実施するとします。
- 【途中で諦める】
- 1週間目：作業開始したが、難しすぎて途中で諦める
- 2週間目：放置
- 3週間目：放置
- 4週間目：納期がやばく、作業再開→問題発覚
こんな感じですね。
また、納期ギリギリで、上司に「問題があります」と報告しても、「何でもっと早く発見できなかったの？」と説教されるだけです。
難しいと判断した仕事でも、結局はやらないといけない仕事なため、途中で諦めるのは辞めましょう。
上記理由から、途中で諦めることは、仕事が遅くなる原因です。
思考が固まっている
思考が固めっていると、自分のやり方にこだわったり、改善をしようと考えていないからです。
たとえば、おじさん社員が報告書を作成する時に、「手書きで十分だ」と意地を張り、手書きで作成したとしたら作業が遅くなりますよね。
絶対にPCを使った方が、報告書を早く作成できるし修正も楽です。
こんな感じで、思考が固めると、柔軟に対応することができなくなちます。
技術は日々進歩しているので、柔軟に対応できるように、思考を柔らかくしておきましょう。
上記理由から、思考が固まっていることは、仕事が遅くなる原因になります。
自分で意思決定しない
自分で意思決定しないと、決断が先伸ばしになって作業時間がなくなるからです。
- ○○さんに確認しないと ＝○○さんに許可を貰ってからでしか作業ができない
- 関係者を集めて会議で決めよう ＝会議で結論が出ないと作業ができない
こんな感じで、自分で意思決定しないと作業が後戻りになり、仕事が遅くい人になってしまいます。
上記理由から、自分で意思決定しないことは、仕事が遅くなる原因になります。
アウトプットを優先しない
アウトプットをせずに、いつまでも情報収集・計画をしているとアウトプット時間が少なくなるからです。
- 【例】納期1ヵ月後の新しい仕事を任される
- 1週間目：スケジュール作成
- 2週間目：新しい知識勉強
- 3週間目：ツールや設備の準備
- 4週間目：作業開始→問題発覚
こんな感じで、実際の作業を優先しないと、仕事が遅いと判断されてしまいます。
まずは、アウトプット（実作業）を初めて問題を洗い出すことが重要です。
上記理由から、アウトプットを優先しないことは、仕事が遅くなる原因になります。
後戻りが多い
作業の後戻りが多いと、次の作業に取り掛かるのが遅くなるからです。
たとえば、下記みたいな感じです。
- 【予定】作業A→作業B→作業C
- 【実際】
- 作業A開始
- 上司へ作業A完了報告
- 作業B開始
- 作業Aを指摘を受ける
- 作業Bを中断
- 作業Aを修正
こんな感じで、作業の後戻りが多いと、全体的に仕事が遅れてしまいます。
上記理由から、後戻りが多いことは、仕事が遅くなる原因になります。
ここまでが、仕事が遅い理由になります。
大半が、行動自体が遅いわけではなく、思考の問題です。
思考を変えれば、大半の問題は解決できます。
そこで、具体的な仕事が遅い時の対処方法について解説していきますね。
この方法を使えば、徐々に仕事が遅いことを解消することができるはずです。
２：仕事が遅い時の対処方法
仕事が遅い時の対処方法は、下記7つになります。
- 日、週、月でやることと優先順位を決める
- シングルタスク
- 最後までやり切る
- 仕事以外の知識を入れる
- お金が絡むこと以外は自分で決める
- アウトプットしながら、問題を解決する
- 求めていることを明確にして実施する
では、詳しく解説していきます。
日、週、月でやることと優先順位を決める
日、週、月でやることと優先順位を決めておけば、作業を始める前の考える時間が減るからです。
たとえば、下記のような感じです。
- 【月目標】仕事A、仕事B、仕事C、仕事Dを終わらす
- 【週目標】
- 1週目に仕事Aを終わらす
- 2週目に仕事Bを終わらす
- 3週目に仕事Cを終わらす
- 4週目に仕事Dを終わらす
- 【日目標】
- 優先①：仕事Aの○○
- 優先②：仕事Aの××
このように明確になっていれば、作業を始める前に「今日は何をしよう」と悩むことがなくなり、作業に使う時間が増えます。
上記理由から、日、週、月でやることと優先順位を決めておきましょう。
シングルタスク
シングルタスクで実施すれば、余計なことを考える必要がなくなるため、効率が上がるからです。
たとえば、下記手順で作業を完了させる感じです。
- 書類作成開始→完了
- メール返信開始→完了
- 実作業開始→完了
1の作業中は、2、3を考える必要はないため、書類作成に集中することができ、効率を上げることができます。
2、3 の作業中も同様です。
上記理由から、シングルタスクで作業をすることを意識しましょう。
最後までやり切る
最後までやり切れば、問題を先延ばしにしないで済むからです。
たとえば、2週間で処理できる仕事Aを1ヵ月後に処理しないといけないとします。
作業を初めて最後までやり切れは、残り2週間は余裕ができるので、問題が起きても対処することができますよね。
上記理由から、1度作業を始めたら、最後までやり切ることを意識しましょう。
仕事以外の知識を入れる
仕事は同じことの繰り返しなため、思考が固くなりやすくなるからです。
たとえば、事務職でデータ入力をメインに仕事をしているなら、本や動画などでプログラミングの勉強をしてみるとかですね。
プログラミングのスキルが身に付けば、データ入力を簡単に実施できるようになります。
上記理由から、仕事以外の知識を入れることで、思考を柔軟にしましょう。
お金が絡むこと以外は自分で決める
自分で意思決定することで、作業時間を確保することができるからです。
ただし、会社員は上下関係がはっきりしているので、お金が絡むことは上司に判断して貰う必要はあります。
たとえば、スケジュール管理・作業方法・書類作成などは自分の意思で決めることができるはずです。
自分の意思で即断して、作業時間を確保しましょう。
上記理由から、お金が絡むこと以外は自分で決めることを心掛けるべきです。
アウトプットしながら、問題を解決する
いくら念入りに計画を立てても、アウトプットしてから、予想外の問題が発生するからです。
そのため、念入りに計画を立てた時間が無駄になる可能性が高くなります。
たとえば、新しい製品の検査する仕事で例えてみます。
- 1週目：簡単に計画して、すぐに検査をしてみる
- 2週目：一通り検査を終え、問題を洗い出せる
- 3週目：問題を修正する
- 4週目：最終検査で問題ないことから、出荷
こんな感じです。
計画を2週目以降も実施していたら、問題を洗い出すことも遅れるため、問題を上司に報告するにも納期ギリギリになってしまいます。
そのため、上司は期間が短すぎて対策が取れなくなり、「仕事が遅いな」と判断してしまいます。
上記理由から、アウトプットしながら問題を解決することが重要になります。
求めていることを明確にして実施する
相手が求めていることを明確して実施すれば、後戻りの作業が激減するからです。
書類作成で例えると下記のようになります。
- 【OK】構成作成→上司に構成を説明→許可を貰う→本文を作成→上司に提出
- 【NG】構成・本文を作成→上司に提出→許可でない→構成・本文を修正→上司に提出…
こんな感じで、相手が求めていることが明確になれば、後戻りが少なくて済むため、仕事を早く終わらせることができます。
上記理由から、求めていることを明確にして実施しましょう。
３：【補足】仕事が遅いのは、仕事内容と性格が合っていないからかも
性格と仕事内容が合っていないと、きちんとした成果が出ないからです。
そのため、自他共に仕事が遅い人と判断してしまいます。
たとえば、マイペースな人が建設業の現場作業をしたら、周囲と仕事のペースが合わず、仕事が遅いと怒られますよね。
また、研究職なのに、1つのことに集中できない性格なら、研究成果を出すのが難しいはずです。
上記理由から、仕事が遅いのは、仕事内容と性格が合っていないからかもしれません。
もし、今の仕事が自分の性格に合っていないと感じるなら、転職するのもありです。
転職をして、自分の性格に合っている仕事をすれば、仕事が遅いと判断されなくなりますよ。
転職活動を始めるなら、転職エージェントを利用すると便利ですよ。
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たとえば、自分の希望条件に合う求人を紹介してくれたりもします。
自分で求人を探す手間がはぶけるので、やる価値は十分にあるはずです。
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ここまでが、仕事が遅い時の対処方法になります。
一気に、実施するのは大変なので、1、2個ずつ実施していきましょう。
ということで、以上になります。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。