こんにちは、シゲです。
・メールの返信が早いと仕事ができるって本当なのかな？
・メールの返信が早くなって、仕事が出来る人になりたい。
というお悩みにお答えしていきます。
本記事に内容は、下記です。
- 1:メールの返信が早いと仕事ができるは本当か？【嘘の理由を解説】
- 2:効率良くメールの返信をする方法
「仕事ができる人は、メールの返信が早いと言われるけど、真似しても全然結果が出ない」「メールの返信って早い方がいいの？」と悩んでいませんか？
確かに、メールの返信が早いと仕事ができると言われていますよね。
しかし、断言しますが、仕事ができる人ほど、返信を早くしようとは思っていません。
むしろ、即返事をしようとする人ほど、仕事ができない人と言っても過言ではありません。
とはいえ、「じゃあ、ベストな返信タイミングは？」と疑問に感じる方もいるはず。
そこで、本記事ではメールの返信を効率良くする方法を紹介していきます。
チャットでも使える方法なので、参考にしつつ、自身に合う返信方法を身に付けてみて下さい。
11年勤めた会社で、メールの返信の早さにこだわり損をしていた経験がある私がノウハウを共有しますね。
1:メールの返信が早いと仕事ができるは本当か？【嘘の理由を解説】
結論から言うと、メールの返信が早いだけでは、仕事ができると判断できません。
理由は、下記3つ。
- 曖昧な返事だと、時間が無駄になる
- メールを早く返す意識が強く、作業に集中できない
- メール対応を優先すると、自分の作業が進まない
各々解説していきますね。
曖昧な返事だと、時間が無駄になる
曖昧な内容の返事だと、何度もメールのやり取りを実施しないといけなくなるからです。
例えば、下記のようなメールのやり取りですね。
- 上司「○○日、開いている？」
- 部下「○○日は、顧客と打ち合わせがあります。なぜですか？」
- 上司「いや～。社内会議が合って上層部に説明しないといけないんだよ」
- 上司「誰か対応できる人を探していて…」
このように、返信が早くても曖昧な内容だと何度もメールをすることになり、効率が悪くなります。
返信の早さより、決断力の方が重要ということを覚えておいて下さい。
メールを早く返す意識が強く、作業に集中できない
メールが来るかを常に意識しているからです。
メールを早く返す意識が強いと、下記のような状況になります。
- ① 作業をしながら、新規メールの通知を気にしている
- ② 通知が来たら、作業を中断して、すぐメールを読み返信をする
- ③ ①に戻る
正直、マルチタスクになって、効率がめちゃくちゃ悪くないですか？
実作業に戻った瞬間、「どこまで作業していたっけ？」と考える時間も増えますよ。
マルチタスクは、作業効率が悪くなるため、辞めるべきです。
メール対応を優先すると、自分の作業が進まない
他人優先で仕事をすることになり、自分の仕事を後回しになるからです。
私が11年同じ会社に勤めていた頃は、朝一でメールを確認してすぐに対応していました。
しかし、実際は依頼された作業＋メールの返信などで、午前中が終わっていましたね。
午後は、打ち合わせなどがあり、結局自分の仕事に着手できるのは、残業時間でした。
このように、メールの返信をする＝他人のために仕事をすることになります。
他人のために仕事をしても、自分の担当している仕事は終わりませんよ。
メールの返信が早いことは、仕事のできとは関係ない
ここまで解説してきた通り、メールの返信が早いからといって、仕事ができると判断することはできません。
むしろ、自己管理がきちんとできていないため、仕事ができない人の方が多い気がします。
メールの返事が早い＝仕事が出来る人は幻想なので、信じないで下さい。
とはいえ、「効率良くメールを処理して、仕事を早めに終わらせたい」と考えている方もいるはず。
そこで、効率良くメールの返信をする方法を紹介します。
2:効率良くメールの返信をする方法
効率良くメールの返信をする方法は、下記5つです。
- 作業中は、メーラーを開かない
- 予定の作業が終わってからメールの返信をする
- メールに使う時間を決める
- 決断を短く伝える
- 疑義があるなら、相手が1回で回答できる質問にする
各々、詳しく解説していきます。
作業中は、メーラーを開かない
メーラーを開いていると、新規メールの通知が気になり、作業に集中できなくなるからです。
“実作業→新規メールの通知に気づく→作業中断→メール返信“の繰り返し
正直、マルチタスクになり、めちゃくちゃ効率が悪いですよね。
メーラーを閉じておけば、通知に気を取られなくて済むため、実作業だけに集中できます。
「作業中はメーラーを閉じる」これだけでも効率が上がりますよ。
なお、社給携帯を持っているなら、作業中は通知をOFFにすることをおすすめします。
予定の作業が終わってからメールの返信をする
予定した作業が遅延すると、後からスケジュール修正などが必要になり、もっと効率が悪くなるからです。
例えば、メール対応を優先して実作業が遅延したとします。
遅延した影響を修正するためには、下記が必要になりますよね。
- スケジュールの修正
- ヘルプ対応者の検討
- 労働時間の増加
正直、メールの返信より、めんどくさいですよね。
このように、先にメールの対応をしていると、効率が悪くなります。
優先順位を“予定している作業”＞“メール処理”と考え、仕事をしてみて下さい。
緊急なことはメールに来ない
少しだけ補足になりますが、メールの返事が半日～数日遅れても問題ありませんよ。
なぜなら、緊急性が高いものは、電話や口頭になるからです。
例えば、今日中に出張が必要なら、上司から口頭で「出張を頼む」と言われるはず。
メールで出張依頼をしても、部下が見てくれるとは限らないため、対応が遅れるからです。
このように、緊急性が高いものはメールで来ません。
メールの返事が半日～数日遅れても問題ないため、実作業を優先しましょう。
メールに使う時間を決める
メールに使う時間を決めることで、シングルタスクで作業を進められ、効率が良くなるからです。
例えば、1日2時間メールの返信に時間を使うと決めれば、残り6時間を実作業に使えるということです。
メールに使う時間を決めることで、シングルタスクで作業を進められますよ。
常にメールを気にしている状態を作らないためにも、1日2時間などメールに使う時間を決めてみて下さい。
決断を短く伝える
決断をすれば、メールの回数が短くて済むからです。
例えば、「○○の対応お願いできない?」という内容だったら、下記のような返信ですね。
- 上司「○○の対応お願いできない?」
- 部下「現在、✕✕の作業に追われているため、無理です」
- 上司「わかった。他を当たってみる」
このように、決断を短く伝えれば、メールの回数を減らせますよ。
決断を短い文章で伝え、メールの回数を減らしましょう。
即決できないなら、相手が1回で回答できる返信をする
とはいえ、メールの内容により即決できないこともありますよね。
そういった場合は、相手が1回で回答できる返信をしましょう。
1回で回答が貰えれば、メールの回数が減らせるからです。
- 上司「○○の対応お願いできない?」
- 部下「現在、✕✕の作業に追われているためすぐには無理です。納期が2週間後なら対応できますがどうしますか？」
- 上司「納期が1週間後だから、他を当たる」
即答できない場合は、相手が1回で回答できる返信を心掛けてみて下さい。
メールの返信を効率化しよう!!
ここまで解説してきた下記5つが、効率良くメールの返信をする方法になります。
- 作業中は、メーラーを開かない
- 予定の作業が終わってからメールの返信をする
- メールに使う時間を決める
- 決断を短く伝える
- 疑義があるなら、相手が1回で回答できる質問にする
正直、かなり地味ですが、非常に効果的ですよ。
効率良くメールを処理して仕事の効率化を図りたい人は是非試してみて下さい。
3:【結論】メールの返事が早い＝仕事が出来る人は嘘
本記事の内容をまとめます。
結論は、メールの返信が早いだけでは、仕事ができると判断できません。
理由は、下記3つ。
- 曖昧な返事だと、時間が無駄になる
- メールを早く返す意識が強く、作業に集中できない
- メール対応を優先すると、自分の作業が進まない
メールの返信の早さより、決断力、自己管理の方が重要ですよ。
メールの返事が早い＝仕事が出来る人は幻想なので、信じるのは辞めましょう。
なお、効率良くメールの返信をしたい方は、下記方法を試してみて下さい。
- 作業中は、メーラーを開かない
- 予定の作業が終わってからメールの返信をする
- メールに使う時間を決める
- 決断を短く伝える
- 疑義があるなら、相手が1回で回答できる質問にする
ということで、以上になります。
最後まで読んで頂き、ありがとうございました。