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仕事で部下への指示が下手な原因【指示で部下の成長が決まる】

仕事で部下への指示が下手な原因【指示で部下の成長が決まる】

以前11年勤めていた会社で、部下・派遣社員を5人指示出していた経験があるシゲです。

今回は、「仕事で部下への指示が下手な原因」について解説していきます。

・仕事で部下への指示が上手くいかない。
・指示の出し方が間違っているのかな?
・ダメな指示の出し方と良い指示の出し方を知りたい。
・部下を成長させるには、どう指示出しをすればいいのか?
・ついでに、部下に仕事を任せられない原因と対処方法を知れると嬉しい。

というお悩みにお答えしていきます。

目次

  1. 仕事で部下への指示が下手な原因
  2. ダメな指示出し方法
  3. 良い指示出し方法
  4. 部下が成長する指示出し方法
  5. 部下に仕事を任せられない原因と対処方法

1:仕事で部下への指示が下手な原因

仕事で部下への指示が下手な原因

仕事で部下への指示が下手な原因は、要点がまとまっていない及び自分でもわからない状態のままで、指示を出しているからです。

要点が、まとまっていないまま指示を出しても、指示を受け取る側は、何を優先にしたらいいかわからなくなります。

また、指示を出す側も、要点がまとまっていないため、後から思いつきで指示を変えたり、追加で指示を増やしてしまいます。

さらに、自分でもわからない状態で指示を出す場合は、明確で詳細がわかる説明ができなくなり、「OOしておいて」などの抽象的な指示になってしまいます。

そのため、指示を受けた側は、「いつまでに?」「どうやって?」など疑問しか生まれません。

抽象的な指示だけでは、上手く仕事ができるはずはありませんよね。

私は、社会人になってすぐに、やったこともない仕事を上司から、「OOをやってね」とだけ指示を出されました。

当時の私の顔は、ポカーンとなっていたでしょう。

私は、「すみません。初めて何でどうやるか教えて下さい。」と伝えたところ、「今忙しいから、自分で考えておいて」などと言い訳を言われてしまい、結局教えて貰えませんでした。

仕方なく自分で考えながら仕事を処理していましたが、調べるのに時間が掛かり、仕事の処理は遅れ、1週間以上も掛かってしまいました。

また、やっとの思いで仕事を処理できて、幹部社員などに報告したところ、相当ミスが多く、説教をされてしまいました。

私は内心「作業指示が曖昧すぎるのが原因なのに、何で俺が説教されないといけないんだよ」と感じてしまいました。

指示を出した上司は、知らんぷりで、イライラした思い出があります。

上記理由から、仕事で部下への指示が下手な原因は、要点がまとまっていない及び自分でもわからない状態のままで、指示を出しているからです。

2:ダメな指示出し方法

ダメな指示出し方法

ダメな指示出し方法は、下記3つになります。

・口頭のみの指示出しになっている。

・余計な説明をしている。

・指示だけ出して放置している。

では、詳しくみていきましょう。

口頭のみの指示出しになっている

口頭のみの指示出しは、ダメな指示出しです。

口頭のみで指示出しをしてしまうと、頭だけで考えていることになり、伝えたいことの要点がまとまらないため、上手く指示が出せません。

指示を受けた側も、要点がわからず、期待していた結果とかけ離れた結果しか出すことができなくなってしまいます。

私が初めて部下に指示を出した時は、口頭のみで指示を出してしまった経験があります。

私は、指示を出した仕事の内容を把握できているため、口頭でやり方を教えていました。

しかし、指示を受ける部下は、指示を貰った仕事自体初めてなため、口頭だけでは内容を把握できていませんでした。

そのため、口頭だけで指示を貰っても、仕事の内容を全て理解することができず、実施した結果も、私が期待していた結果より4割ほどできていませんでした。

今考えると、口頭のみで指示を出しても、全て理解できる人なんていないですよね。

その時の部下には申し訳なかったなと感じています。

上記理由から、口頭のみの指示出しは、ダメな指示出しです。

余計な説明をしている

必要のない余計な説明を含んでいる指示出しは、ダメな指示出しです。

指示を出す時に、必要な内容以外の説明をすると、指示を受ける側は、結局どれが指示だったのかがわかりずらく、要点をつかめなくなります。

また、指示を出した当日に作業を完了させないといけない場合は、指示自体に時間が取られてしまい、予定した時間に終わらない可能性が高くなってしまいます。

私は過去に、上司に指示を貰い、当日までに終わす必要がある仕事を依頼されました。

しかし、作業の具体的なやり方を教えて貰う時に、「この方法は、XXだったのを、〇〇に変えたのは俺なんだよ」「昔は△△でさ、〇〇も必要あったんだよ」と実際のやり方とは、関係ない経緯などの話も含まれて説明をされてしまいました。

結局、今するべきやり方と昔のやり方の両方とも説明されたため、私は混合して理解してしまいました。

また、説明自体も約1時間ほどと長くなり、初めに説明して頂いたことが抜けてしまったりもしました。

そのため、仕事が完了したことを上司に報告し、内容を確認してもらったところ、ミスが多く、修正する時間に相当時間を費やす結果になってしまいました。

上記理由から、必要のない余計な説明を含んでいる指示出しは、ダメな指示出しです。

指示だけ出して放置している

指示だけ出して放置していることは、ダメな指示出しです。

「〇〇やって」などの簡単な指示出しだけする人は、「全部任せたよ」と他人に丸投げしている状況です。

他人に丸投げしている状態だと、作業の過程は関係なく、最終結果しか興味がなくなります。

そのため、出した指示と実作業に差が生まれていた場合、最終結果を見てから、期待していた結果と実際の結果との大きな差異に気づき、修正する時間なども無駄に増えてしまいます。

しかし、作業の過程で一度確認しておけば、出した指示と実作業に差があったとしても、修正する時間などを最小限に抑えることができ、早めの方向修正をすることができます。

上記理由から、指示だけ出して放置していることは、ダメな指示出しです。

3:良い指示出し方法

良い指示出し方法

良い指示出し方法は、下記3つになります。

・書類など要点をまとめてから指示を出す。

・必要最低限の説明をする。

・指示出し後、進捗を確認する

では、詳しくみていきましょう。

書類など要点をまとめてから指示を出す

書類などに要点をまとめて指示を出しましょう。

頭だけで考えて指示を出してしまうと、伝え漏れや上手く説明できず、何度も確認させられるなど無駄な時間が増えてしまいます。

また、期待していた結果と実際の結果の差が大きくなる原因でもあります。

そのため、まずは、指示を出す要点を書類にまとめることで、伝え漏れはなくなりますし、余計な説明をしないで済むため、指示が伝わりやすくなります。

また、指示を出す時間を短くすることもできるため、一石二鳥です。

私が部下に指示を出す時は、必ず要点を紙or電子データにまとめて説明しています。

作業指示が終わったら、紙or電子データは部下に渡してしまいます。

要点がまとまったメモを渡すことで、指示が終わった直後、部下が指示の内容を全て理解できていなくても、後からメモを見ればある程度指示の内容を理解することできます。

そのため、仕事が終わった時に、私が期待していた結果と実際の結果の差が小さくて済みました。

上記理由から、書類などに要点をまとめて指示を出しましょう。

必要最低限の説明をする

必要最低限の内容にまとめて指示をしましょう。

必要最低限の指示を出すことで、要点を理解しやすく、指示出しをした人と指示を受けた人との理解に差が出にくくなります。

また、必要最低限の指示を出すことで、余計な説明をしなくなるため、指示自体の時間を短くすることができます。

私が、部下に指示を出していた時は、「納期」「仕事量」「やり方」に絞り、最低限の内容のみを説明していました。

私の体感だと、初めてその仕事をする人でも、必要最低限の内容のみ説明することで、約8割ほど理解して貰えていました。

上記理由から、必要最低限の内容にまとめて指示をしましょう。

指示出し後、進捗を確認する

指示出し後、進捗を確認しましょう。

指示を出し終わってから、指示を受けた側が作業完了するまで、丸投げしてしまうと、期待していた結果と実際の結果に差が大きくなり、修正する時間なども増えてしまいます。

そのため、指示を出してから、指示を受けた人が作業を開始して少し経ったら、どんな状況か確認しましょう。

途中の段階を確認することで、指示出しをした人と指示を受けた人との理解に差がどれくらいあるのか早めにわかり、方向修正することができます。

また、作業の途中で進捗を確認することで、指示を受けた人が作業をしていて疑問に思ったことや、上手くできない点などの悩みを相談することができ、指示出しをした人と指示を受けた人との理解の差を無くすことができます。

さらに、途中の段階を確認をすることで、期待していた結果と実際の結果の差がほぼなくなるため、修正する時間が少なくて済みます。

私が部下に指示して、部下が作業を始めてから約1~3時間後に、一度進捗を確認しにいきます。

私の体感では、初めの指示説明で、指示を受ける大半の人は、約8割ほど私が伝えたいことを理解して貰えます。

残りの2割は、作業途中の段階で確認することで、認識の違いを埋めています。

この方法をやるようになってからは、私が期待した結果とほぼ同じ結果を出すことができています。

上記理由から、指示出し後、少し経ってから進捗を確認しましょう。

4:部下が成長する指示出し方法

部下が成長する指示出し方法

本記事で今まで説明してきたことは、「指示を受ける側にどう理解してもらうか」を意識した指示の出し方になり、指示を受けた側が成長できる内容ではないです。

そのため、今まで説明してきた指示を続けても、部下は成長できません。

部下が成長するには、部下自身が考えて行動する必要があります。

部下が成長するには、他人の指示を待っているのではなく、自分自身で考えて行動することで、責任感が生まれ、細かいことも調べたり、決断力も高めることができます。

そのため、部下が成長するための指示は、「自分自身で考えて行動させる環境」にしてあげることです。

私は、部下に指示を出して仕事を処理していましたが、ある時部下が全然成長していないことに気が付きました。

その後、部下に「OOの仕事を△△までに終わらせて」という指示のみをお願いしました。

部下は指示を聞いた時は、びっくりしていましたが、「成長するためだよ」と説明することで、理解してもらえました。

部下は相当悩みながら作業をこなしていましたが、徐々に自分で考えて行動するようになり、私の指示がなくても作業を実施できるようになりました。

上記理由から、部下が成長するには、「部下が自分自身で考えて行動させる環境」にできる指示を出す必要があります。

5:部下に仕事を任せられない原因と対処方法

「部下に仕事を任せられない原因と対処方法を知れると嬉しい」とお悩みの方は、下記記事をどうぞ。

部下に仕事を任せられない原因は?

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部下に仕事を任せられない原因は?

2019/6/28  

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ということで、以上になります。
最後まで読んで頂き、ありがとうございました。

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