こんにちは、シゲです。
・仕事のメモを取るべきか？
・上司にメモを取りなさいと言われるが、本当に正しいのか？
・メモを取る内容がわからない。
・メモを取っても、覚えられない。
というお悩みにお答えしていきます。
本記事の内容は下記。
- 1:仕事でメモは取るべきか？
- 2:上司は自分の意見を聞いて欲しいだけ
- 3:メモを取るべき内容
- 4:メモを取って行動しよう
「仕事で上司からメモを取って、忘れないようにしなさいと言われる…」「けど、今やネットでチャットやメールがあるのにメモって必要」と悩んでいませんか？
確かに、昔に比べてネットが普及してメモの必要性も減ってきました。
しかし、メモを取るべき時は今でもあります。
メモを取ることで、他の同僚と大きな差をつけるきっかけになるし、自分の成長にも繋がります。
とはいえ、「最適なメモの取り方がわからない…」という方もいるはず。
そこで、本記事では、メモの取り方と最適な活用方法について紹介していきます。
メモを取ることを活かして、仕事の効率化をして成果を出すきっかけにしてみてください。
11年勤めた会社で、現場作業でメモを取る機会が多かった私がノウハウを共有しますね。
１：仕事でメモは取るべきか？
「仕事のメモを取るべきか？」とお悩みの方は、メモを取ってもいいが、内容を絞るべきです。
たとえば、会議などで発言者の発言を、一字一句書いたところで、ほぼ意味がありません。
なぜなら、会議中は、「顔の表情」、「手振り」、「声の大きさ」などの文字だけではわからない発言者の感情がわかります。
しかし、メモの場合は文字でしか情報が入ってこないため、発信者の伝えたい物を全て記憶しておくことは難しいです。
そのため、メモを後から読み返したとしても「あれ。あの人は結局何が言いたかったのだろう？」となってしまう可能が高いです。
私は、会議中メモを取る時は、結果や事実だけを書くようにしています。
結果や事実だけを書くことで、必要最低限の情報をメモに残すことができます。
また、書く文字を減らすこともできるため、おすすめです。
上記理由から、メモを取る時は内容を絞りましょう。
２：上司は自分の意見を聞いて欲しいだけ
「上司にメモを取りなさいと言われるが、本当に正しいのか？」とお悩みの方は、上司は、あなたに自分を認めて貰いたいだけです。
上司から「メモを取りなさい」と言われたとします。
しかし、上司は「メモを取ることでどんなメリットがあるのか？」「具体的なメモの取り方」などは教えてくれません。
その理由は、実は上司もメモを取ることのメリットなどを理解できていないのです。
では、なぜあなたに、「メモを取りなさい」と助言するのでしょうか？
それは、上司自身があなたに認めて欲しいからです。
あなたも、友人などに、自分の意見を納得してもらって、その通りに行動してくれたら嬉しいですよね。
上司も同じで、自分が助言したことを誰かに納得して貰い、行動してもらいたいと感じているのです。
人は誰かに認められたいという欲求（承認欲求）を、誰でも持っています。
これは、様々な心理学者などが論文などを発表しています。
有名なものだと、「マズローの5段階」「アドラー心理学」などが有名ですね。
誰でも商品欲求をもっているため、上司も悪気がないことは覚えておきましょう。
上記理由から、上司の「メモを取りなさい」は、あなたのための発言ではなく、上司自身のための発言に過ぎません。
そのため、全てに対して必ずしもメモを取る必要はないので、気にしなくてOKです。
３：メモを取るべき内容
「メモを取る内容がわからない」とお悩みの方は、下記3つを意識してメモを取りましょう。
- 議事録
- 予定
- アイディア
基本的には、これ以外の内容はメモは必要ないと考えています。
では、各項目について詳しく見ていきましょう。
議事録
会議などでメモを取る時は、議事録を意識してメモを取ろう。
会議でメモを取る理由は、後から振り返るために必要となります。
ただし、結果や事実だけを書くようにしましよう。
結果や事実を記載することで、後から見直しても見やすいし、何を言いたかったかも理解することができます。
結果や事実だけを書くためには、議事録を書くことを意識して、メモを取りましょう。
意識を変えて行動するだけで、徐々にできるようになってきますので、頑張りましょう。
私は社会人になって3年目くらいまでは、会議中にメモを取っていましたが、漠然と発言者の発言を一字一句メモを取っていました。
しかし、後から見返しても理解ができませんでした。
そのため、「メモって必要ないんじゃないか？」と考えました。
それでも、「メモ取ってないと全然覚えられないよな」とも思っていたため、メモの取り方を変えました。
書き方を変えた当初は、「どこを書けばいいかわからない」と思いましたが、継続して続けていくうちに、結果や事実だけを書くとわかりやすいと気づきました。
あなたも、会議の際は、後から振り返るためにメモを取りましょう。
その際は、議事録を意識し、結果や事実だけを書きましょう。
予定
本日の作業についてメモを書きましょう。
仕事に入る前に、本日のやる作業についてメモを取ると、やるべきことが明確になりますし、優先順位を決めることができます。
そのため、仕事をスムーズにこなすこともできるし、忘れることがなくなります。
私が仕事を始める前に、箇条書きで、今日やるべきことをメモに書き出します。
これを続けていたら、仕事の効率が上がりましたし、上司や顧客から信頼もされて、大きなプロジェクトなどに参加させてもらえるようになりました。
大きなプロジェクトに携われたことで、自己成長できたため、今考えると「いい経験をさせてもらったな」と感じています。
あなたも、仕事に入る前に、本日のやる作業をメモに書き出してみましょう。
アイディア
アイディアを出す時は、メモを書きましょう。
アイディアを出す時は、頭だけで考えているとアイディア数が限られてしまいます。
そのため、頭の中のアイディアを一旦メモに書き出すことで、１つのアイディアに関連するアイディアが浮かんできます。
頭だけで考えているより、多くのアイディアを出すことができるため、おすすめです。
私もブログのネタを出す時に、メモを書きます。
これをしてからは、１キーワードで3~4個ほどアイディアを出すことができています。
あなたも、アイディアを出す際は、頭の中だけで考えるだけではなく、メモに書き出しましょう。
４：メモを取って行動しよう
「メモを取っても、覚えられない」とお悩みの方は、メモをしたあと実際に行動をしましょう。
メモを取っただけでは、覚えられないのは当たり前です。
あなたが、自転車に始めて乗ったことを思い出して下さい。
頭の中で、「ペダルを漕げば、自転車の乗れる」とわかっていても、実際に始めて自転車に乗ると転んでしまいますよね。
そこで、練習を続ける（行動）ことで、徐々に自転車に乗ることができます。
また、一度自転車に乗ることができれば、数年間乗ってなかったとしても、すぐに乗ることができます。
しかし、「ペダルを漕ぐ」とだけ頭の中にあったとしても、実際に自転車には乗ることができません。
練習を続けていた（行動していた）から、自転車には乗ることできているのです。
また、一度覚えたことは、なかなか忘れることはなくなるのです。
上記理由から、覚えるためには、メモを取りながら行動をする必要があります。
ということで、以上になります。
最後まで読んで頂きありがとうございました。