こんにちは、シゲです。
・仕事の先読みって必要あるのかな？
・必要あるなら、仕事で先読みする方法を教えて欲しい。
というお悩みにお答えしていきます。
本記事の内容は、下記になります。
- 1:仕事に先読みは必要か？
- 2:仕事で先読みする方法
- 3:【補足】仕事で先読みをするコツ
「仕事で顧客や上司の言動を先読みすると効率良く仕事が進められそう」「けど、先読みが外れるとリスクになる…」と悩んでいませんか？
確かに、できる人ほど先読みして仕事を片付けるイメージがありますよね。正確な先読みができるようになれば、人間関係も良好になり、評価もあがる可能性は高いでしょう。
しかし、「先読みして外したら、自分に責任が押し付けられるかも…」と不安になる方もいるはず。
そこで、本記事では仕事で先読みをする方法とコツを紹介しますね。
先読みができれば、仕事が早く処理することも可能で、自分自身の投資にもなります。
指示待ちして全く動けない働き方はしたくないという方は、本記事を参考に自分の手で居心地の良い職場を作ってみて下さい。
11年勤めた会社で先読みをしながら、段取り作成していた私が、ノウハウを共有しますね。
1:仕事に先読みは必要か？
結論からいうと、仕事で先読みは必要になります。
なぜ、仕事に先読みが必要かというと、下記3つの理由があるから。
- リスクを最小限に抑えるため
- 作業効率を上げるため
- 理想を現実にする力を身に付けるため
リスクを最小限に抑えるため
先読みをすることで、失敗に対する対策を事前に準備することができるからです。
例えば、客先に打ち合わせ出張する時に先読みしたら、下記リスクの対策を事前に準備することができます。
- セキュリティが厳しく、PCを持ち込めないかも
- PCと紙両方を持っていく
- 参加人数が不明
- 紙を10部印刷して持っていく
このように、先読みをすることで、リスクを最小限に抑えることができます。
リスクを最小限に抑えるためにも、仕事で先読みは必要です。
作業効率を上げるため
先読みをすれば、予定通りに仕事を進めることができるからです。
例えば、書類作成が終わるまで最短2日だと先読みできれば、修正期間も含めて3日間必要と判断できるため、余裕を持って作業をすることができます。
しかし、先読みをせずに書類作成をしてしまうと、修正期間を気にせずに次々と新しい仕事に着手しちゃうため、マルチタスクになり効率が悪くなります。
このように、先読みすることで、作業効率を上げることができます。
無駄な作業を減らすためにも、仕事で先読みをしましょう。
理想を現実にする力を身に付けるため
先読みは、理想の結果を出すために、どう行動するかを決める作業だからです。
例えば、下記みたいな感じですね。
- 【理想の結果】
- 実績を1.5倍に増やしたい
- 【先読み】
- 作業効率を1.5倍上げる方法（書類作成を自動化する など）
- 無駄な作業を辞める方法（社内打ち合わせの参加を辞める など）
- 0.5倍分他の人に手伝ってもらう方法（外注化 など）
後は、先読みして決めた方法を実施していき、理想の結果を出すだけです。
上記を、繰り返していれば、理想を現実にする力が身に付きます。
ということで、ここまでの説明で仕事に先読みは必要あることが、分かったはずです。
自分が楽をして働くためにも、先読みをしていきましょう。
とはいえ、「具体的にはどうやって先読みすればいいの？」と疑問に感じている方もいるはずです。
そこで、2章では、仕事で先読みする具体的な方法を紹介していきます。
2:仕事で先読みする方法
仕事で先読みする方法は、下記4ステップに沿って実施するだけです。
- 仮説を立てる
- とりあえず、実行する
- もう一度仮設を立て直す
- 本格的に実行する
①仮説を立てる
仮説がないと、予想することができないからです。
例えば、従業員の人件費を2割減させたいとしたら、下記のような仮説を立てるとかです。
- 残業、休日出勤の禁止令を出す
- 定時以内で処理できる仕事量しか受注しない
- リストラ
- 社員の4割を派遣社員に変える
- 現在社員が処理している仕事量の4割を外注化
- 現在社員が処理している仕事効率を3割上げる
こんな感じですね。
良し悪しは後で判断すればいいので、とりあえず思いつく限りの仮設を立ててみて下さい。
②とりあえず、実行する
仮説が合っていたかを判断する必要があるからです。
ただし、本格的に実行するのは辞めましょう。
理由は、失敗のリスクが高いからです。
まずは、小さい範囲で実行して、リスクを最小限にしながら、良い成果を出せるパターンを見つけましょう。
先ほど説明した従業員の人件費を2割減させる仮設の一部で解説しますね。
- 残業、休日出勤の禁止令を出す
- 部署事に分けて1週間単位で実施
- 社員の4割を派遣社員に変える
- 部署Aのみ1ヵ月だけ実施
- 現在社員が処理している仕事量の4割を外注化
- 部署Bのみ1ヵ月だけ実施
後は、データを取得後に分析して、結果が出せる仮説を見つけ出すだけです。
このように、適応範囲を小さくして実行することで、リスクを最小限に仮説が合っていたかを判断することができます。
仮説が合っていたかを判断するためにも、仮設を試してみて下さい。
ちなみに、仮説は1つだけではなく、組み合わせで成果が出る場合もあるため、色々なパターンで探してみましょう。
③もう一度仮設を立て直す
仮説を試した後、良い結果が取得できなかったら、もう一度仮設を立て直す必要があるからです。
従業員の人件費を2割減させる例なら下記。
- 残業、休日出勤の禁止令を出す
- 午前中は、メール確認・対人調整を禁止する
- 社員の4割を派遣社員に変える
- 社員の8割を派遣社員に変える
- 現在社員が処理している仕事量の4割を外注化
- AIに処理させる
このように、仮設を立て直したら、また試して成果を出せるか確認してみましょう。
良い成果を出せる方法を見つけるまで、繰り返し仮設を立てる必要あります。
④本格的に実行する
仮説で一番いいパターンを見つけられたら、後は本格的に実行するだけです。
従業員の人件費を2割減させる例なら、下記を社内ですべて実行するとかですね。
- 定時以内で処理できる仕事量しか受注しない
- 社員の8割を派遣社員に変える
- 現在社員が処理している仕事量の4割をAIに処理させる
- ※今回は解説用のため、実際に検証はしていません。
このように、一番良い方法で実施できれば、理想の結果を出せるようになります。
ここまでが、仕事で先読みする方法になります。
先読みと言っても、確証を得る検証は必要です。
下記4ステップで、仕事の先読みをしてみて下さい。
- 仮説を立てる
- とりあえず、実行する
- もう一度仮設を立て直す
- 本格的に実行する
3:【補足】仕事で先読みをするコツ
ここからは補足です。
仕事で先読みをするコツを少しだけ紹介します。
これから紹介することを、知っているとより先読みをしやすくなりますよ。
経験が多いほど先読みしやすくなる
経験が多いと、過去の実績から予想範囲が絞れるからです。
例えば、野球でヒットを打てるようになりたいとして、下記2人のいずれかがコーチになってくれるとします。
下記2人を比較して、どっちが早くヒットが打てるアドバイスができると思いますか？
- イチローさん
- 草野球歴5年のおじさん
明らかに、イチローさんですよね。
このように、経験が多いと、過去の実績から予想範囲が絞れるため、先読みしやすくなります。
先読みの精度を上げるためには、経験を増やすことが重要なので、“仮設を立てる→検証“を繰り返してみて下さい。
相手の意図を考えるのも重要
相手の意図を考えると、先読みが必要かを判断できるようになるからです。
従業員の人件費を2割減させるで例えると下記。
管理職が従業員と和気あいあいに作業することが好きで、人件費2割減する気がないとします。
管理職が、人件費2割減する気がないなら、検討していたこと自体が、全て無駄になってしまいますよね。
まずは、先読みしたビジョンが、相手と共感できているか確認しておきましょう。
4:まとめ 仕事で先読みしよう!!
本記事の内容をまとめます。
仕事の先読みは、下記3つの理由で、必要があります。
- リスクを最小限に抑えるため
- 作業効率を上げるため
- 理想を現実にする力を身に付けるため
自分が楽して働くためにも、仕事で先読みをしましょう。
なお、仕事で先読みする方法は、下記4ステップになります。
- 仮説を立てる
- とりあえず、実行する
- もう一度仮設を立て直す
- 本格的に実行する
将来の結果は、誰でもわからないため、仮設を立てて検証を繰り返すことが重要です。
仮設を立る→検証を繰り返し、成果を出せるパターンを見つけ出してみて下さい。
ということで、以上になります。
最後まで読んで頂き、ありがとうございました。