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仕事のミスが多い原因と対処方法【気持ちでミスは減らない】

仕事のミスが多い原因と対処方法【気持ちでミスは減らない】

11年勤めていた会社で、上司から説教されるのが少なかったシゲです。

仕事でミスが多く何回も失敗してしまう…。ミスをしないように注意しているけど、ミスが減らない。どうすればいいの?

というお悩みにお答えしていきます。

本記事の内容は、下記になります。

本記事内容

1:仕事のミスが多い原因
2:仕事のミスが多い時の対処方法
3:同じミスを繰り返す時は、仕組みを変える

1:仕事のミスが多い原因

仕事のミスが多い原因

まずは、仕事のミスが多い原因を解説します。

具体的には、下記6個が仕事のミスが多い原因になります。

・全て頭の中で整理しようとしている

・気分で仕事の優先順位を決めている

・物事を深く考えない

・他人が求めていることを理解していない

・マルチタスク

・余裕がない

全て頭の中で整理しようとしている

仕事の段取りなど全てを頭の中で整理しようとすると、ぼんやりとしか整理できていないからです。

たとえば、5つの仕事(A~E)を1週間で終わらす必要がある時に、全てを頭の中で整理しようとすると下記のようになります。

自分「仕事Aは、明日までに終わせる必要があるな」

自分「作業Bは、4日後までか」

自分「作業Dの実施方法がわからないや」

自分「作業Aは、誰にやらせよう?」

自分「作業Eは、4日後までで作業Bと被るから、どうしよう?」

こんな感じで、脳で考えることが多くなり、混乱しやすく疲労も溜まるため、仕事のミスが多くなります。

まずは、全て頭で整理しようとは思わず、紙や電子データを使い仕事を整理しましょう。

紙や電子データを使い整理すれば、脳で考えることが少なくなり、混乱も疲労も減らすことができます。

上記理由から、全て頭の中で整理しようとすることは、仕事のミスが多い原因になります。

気分で仕事の優先順位を決めている

気分で仕事の優先順位を変えてしまうと、余裕が無くなるからです。

たとえば、作業A~Eの中で作業A・Cが嫌いで他の作業は好きだとします。

気分で優先順位を変えると作業B・D・Eを優先的に処理するはずです。

上記3つの好きな作業が終わった後でも、嫌いな作業A・Cはなかなか着手できず、納期ギリギリになってヤバイと気づき、ようやく作業を開始します。

結果、嫌いな作業A・Cは余裕がなくなり、処理してもミスが多くなります。

このように、気分で仕事の優先順位を変えてしまうと余裕が無くなるため、仕事のミスが増えます。

ミスを減らすためにも、気分で仕事の優先順位を決める事を辞めましょう。

上記理由から、気分で仕事の優先順位を決めることは、仕事のミスが多い原因になります。

物事を深く考えない

物事を深く考えないと、細部まで気にしなくなるからです。

書類作成で例えると下記のような感じになります。

上司「〇〇の書類作成頼む。××を参考にすれば作れるから」

自分「わかりました」

~作成完了~

自分「××を参考に作ったけど、△△の実績が記載してあると、おかしい気がする…」

自分「でも、上司に言われた通りに書類作ったし、問題ないだろう」

自分「最悪上司が確認して、誤記を指摘してくれるよ」

上司「〇〇の書類に△△の実績は必要ないだろう。あと誤記多すぎ」

自分「はい。修正します」

こんな感じで、物事を深く考えないと、細部まで気にしなくなるため、ミスが多くなります。

上記理由から、物事を深く考えないことは、仕事のミスが多い原因になります。

他人が求めていることを理解していない

他人が求めていることがわからないと、作業の方向性が違ってくるからです。

たとえば、上司から作業計画作成を頼まれたとします。

上司の希望は下記になります。

・半年先までの計画が欲しい

・優先順位を決めておいて欲しい

・作業人数は何人必要か見積が欲しい

では、実際に作業計画作成が終わった後に、下記内容を上司が確認したらどう思うでしょうか?

・3ヵ月先しか計画していない

・仕事内容を箇条書きにしているだけ

・作業人数の見積もりの根拠がない

上司は、確実に認識不足と考えて、部下に修正させるはずです。

このように、他人が求めていることを理解していないと、仕事のミスに繋がります。

他の人が求めていることを100%理解しろとは言いませんが、重要なポイントは認識しておきべきです。

上記理由から、他人が求めていることを理解していないことは、仕事のミスが多い原因になります。

マルチタスク

マルチタスクで作業をしていると、意識が複数に分けれてしまうからです。

たとえば、メールの返信とマニュアル作成を同時に進行すると、下記のように意識が分散されてしまいます。

自分「顧客にメールと返信しないといけないな。どんな内容にしよう」

自分「メールの返信を書いているけど、上手い文章が書けないな」

自分「とりあえず、○○のマニュアル作成でも始めるか」

自分「マニュアル作成も2割できた。時間もないしメールに戻るか」

自分「メールを書いていたけど、マニュアル作成の良いアイデアが浮かんだ」

こんな感じで、1つの作業に集中できなくなるため、仕事のミスが多くなってしまいます。

上記理由から、マルチタスクで仕事をすることは、仕事のミスが多い原因になります。

余裕がない

余裕がない状態だと、焦ってしまうし、作業後の確認に時間を使うことができないからです。

たとえば、納期まで数時間で商品の製造をしているとしたら、商品の質を確認する時間は限りなく少なくなりますよね。

作業者も「何とか納期に間に合わせよう」と焦りながら、作業を実施しているため、細かいところまで行き届かず、ミスが増えます。

上記理由から、余裕がない状態で仕事をすることは、仕事のミスが多い原因になります。

ここまでが、仕事のミスが多い原因になります。

ほぼ思考の問題であることが分かって頂けたと思います。

思考を変え行動すれば、大体のミスは無くすことが可能です。

ただ「どうやって変えればいいの?」と疑問に思いますよね。

そこで、仕事のミスが多い時の対処方法を紹介します。

本記事で紹介する対処方法を使えば、仕事のミスを減らすことができます。

2:仕事のミスが多い時の対処方法

仕事のミスが多い時の対処方法

仕事のミスが多い時の対処方法は、下記4つになります。

・段取りを作る

・進捗10%で全体像を作り、上司に方向性を確認する

・シングルタスク

・余裕を作る

段取りを作る

段取りを作れば、頭の中だけで整理しなくて済むため、混乱しなくなるからです。

また、余裕がある作業をすることができるようにもなります。

具体的な作り方は、下記手順がおすすめです。

① 作業時間を把握する

② リストアップする

③ 質を決める

④ 納期を決める

⑤ 優先順位を決める

もっと詳しく知りたい方は、下記記事をどうぞ。

仕事の段取りって必要?【必要あり ~作り方も紹介~】

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仕事のミスが多い時は、段取りを作り、ミスを減らしましょう。

進捗10%で全体像を作り、上司に方向性を確認する

仕事の方向性が合っているか確認でき、方向性が合っていれば、大きなミスをしないで済むからです。

また、方向性が間違っていても少ない修正で済むため、効率も良くなります。

例えば、不具合の報告の資料を作るなら、下記構成を作り上司に確認します。

1:お詫び

2:不具合の原因(部品、ソフト、人的ミスで解説)

3:不具合対策の案(返品して貰い修理、代替品を用意、社内の対策方法を紹介)

4:実施時期(1週間後、1ヵ月後等)

こんな感じです。

後は、上司に相談して必要・必要じゃないを決めれば、方向性が明確になります。

上記理由から、仕事のミスが多い時は、進捗10%で全体像を作り、上司に方向性を確認しましょう。

シングルタスク

シングルタスクで作業をすれば、1つの作業に集中することができ、細部まで考えることができるからです。

たとえば、下記3つの仕事を処理する必要があるとします。

・顧客とアポ取りの連絡

・見積もり書の作成

・部下への作業指示

まずは、顧客とのアポ取りを実施すると決め、下記詳細を考えます。

連絡する方法 =電話、メール、fax

内容 =○○の見積もりの件

時期 =3日後、7日後、10日後

場所 =訪問、社内応接室

詳細が決まったら、実行して顧客とアポを取ります。

顧客とアポを取り終わったら、見積もり書の作成に入り同じように詳細を考えます。

このように、シングルタスクで作業をすれば、1つの作業に集中することができ、細部まで考えることができるため、ミスを減らすことができます。

上記理由から、仕事のミスが多い時は、シングルタスクで作業をしましょう。

余裕を作る

余裕を作ることができれば、作業後に確認する時間が確保できるからです。

たとえば、納期1ヵ月後の仕事を預かり、20日で作業が完了できたら、残り10日は余裕があり、丸1日掛けて実施した作業を確認することもできます。

作業を振り返れば、ミスも減るはずです。

上記理由から、仕事のミスが多い時は、余裕を作りましょう。

具体的な余裕の作り方は、下記記事を参考にしてみて下さい。

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3:同じミスを繰り返す時は、仕組みを変える

同じミスを繰り返す時は、仕組みを変える

何度も同じミスを繰り返してしまうのは、気持ちだけでミスを解決しようとしているからです。

しかし、気持ちだけでは、ミスを減らすことができないため、根本のやり方を変える必要があります。

たとえば、データ入力を手作業で毎日8時間実施しているとします。

手作業だと、細かい数値も多いため、集中しないと何回も間違える可能性が高くなりますよね。

そこで、下記のようなやり方に変えてみます。

・入力後、数値の桁がずれていたら、文字色が変わるようにしておく

・全て完了後に、自動でチェックしてくれる仕組みを作る

・Excelのマクロで、ボタン1クリックで自動入力してくれるシステムを作る

こんな感じで、やり方を変えれば、ミスを減らすことできます。

気持ちだけで、ミスは無くならないため、やり方を工夫するのもありですよ。

ということで、以上になります。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

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